ビジネスシーンにおいて、タスク管理は業務を円滑に進めるために重要な役割を持っています。そんなタスク管理の優先順位の決め方について解説していくので、参考にしてみてください。
タスク管理の優先順位を決める方法について
タスク管理の優先順位は具体的にどのような方法で決めるのでしょうか。優先順位を決める判別方法について解説していきます。
・緊急度
緊急度とは、タスクを処理しないと、ある期限や締め切りが切れることです。緊急度が高いタスクは、優先的に処理する必要があります。
例えば、今日中にクライアントからの依頼があったタスクや、明日までに提出しなければならない報告書などが緊急度の高いタスクです。
・重要度
重要度とは、タスクの貢献度や影響力を示す指標です。重要度が高いタスクは、長期的な観点から見ても影響が大きいものであり、優先的に処理する必要があります。
例えば、新しい商品の開発や、社内のルール改定などが重要度の高いタスクです。
・コスト
コストとは、タスクを処理するのに必要な時間や人的リソース、費用などを示します。コストが低いタスクは、優先的に処理することが可能です。
例えば、定型業務や自動化できる業務などがコストの低いタスクとなります。
タスク管理を行う際の注意点
タスク管理を行う際に、注意しておきたい点がいくつかあります。具体的にどのようなことに注意すべきなのか、詳しい内容を解説していきましょう。
・タスクの優先順位を決めることが重要
タスクを管理する上で最も重要なことは、優先順位を決めることです。締め切りが迫っている、重要度が高い、効果が大きいなど、様々な基準がありますが、自分にとって最も重要なことを優先的に行うことが必要となります。
また、優先順位を決める際には、過去の経験や目標に基づいて考えることが重要です。
・タスクを明確にし、分割することが大切
タスクを明確にし、具体的な行動に分割することが重要です。大きなタスクを一度に完了しようとすると、効率が悪くなる場合があります。
例えば、プレゼンテーションの作成やプロジェクトの立ち上げなどです。大きなタスクは複数のステップに分割して実行することで、目標を達成しやすくなります。
・タスクを可視化して管理することが有効
タスクを可視化して管理することは、タスク管理を成功させる上で非常に有効です。タスクのリストを作り、優先度や締め切りなどを明確に表示することで、何を優先すべきかが一目でわかります。
さらに、日々の進捗も可視化して管理することで、自分の進捗状況を確認し、残りのタスクの数を把握することが出来るでしょう。
おすすめのタスク管理方法やツール
タスク管理をするには、方法やツールを選ぶことも大切です。タスク管理方法やツールは、自分やチームの仕事の特徴や目的に合わせて選ぶと良いでしょう。
おすすめのタスク管理方法やツールをいくつか紹介していきます。
・GTD（Getting Things Done）
タスクを「受信箱」「処理中」「保留」「参照」「ゴミ箱」の5つのカテゴリに分けて管理する方法です。カテゴリ別にすることでタスクを整理し、頭の中をすっきりさせることができます。
・マトリックス法
タスクを「重要・緊急」「重要・非緊急」「重要でない・緊急」「重要でない・非緊急」の4つの領域に分けて管理する方法です。タスクの優先度を視覚的に把握することが出来ます。
・ポモドーロテクニック
タスクを25分間集中して行い、5分間休憩するサイクルを繰り返す方法です。時間を区切ることで集中力を高めることができます。
・Asana
プロジェクトやタスクを管理するオンラインツールです。チームメンバーとコミュニケーションを取りながら、進捗状況や期限を確認できます。
・Chatwork
こちらは皆さんもおなじみのツールです。チャットやビデオ通話などの機能を備えたオンラインツールで、チームメンバーとの連絡が取りやすくなります。
・Trello
カードやボードを使ってプロジェクトやタスクを管理するオンラインツールです。タスクの流れや状況を視覚的に把握することが出来ます。
