展示会の準備の記録（Japan IT Week春）

2022年 Japan IT Week【春】への出展準備の記録をざっくりとまとめました。一部、時系列が前後してしまってる部分もありますがご容赦ください。

1ヶ月半前

2月2日に行なったPRイベント終了後、Japan IT Week【春】の準備に突入しました。

企画

２月中旬。ブランドデザインアドバイザーの瀬津さんから「展示会で、どうなると一番嬉しいのか」をざっくりまとめてほしいと言われました。
そこで、私の考えをまとめた上で、セールスチームに補足してもらいました。

同時期、ガクさんも交えてJapan IT Week【春】のコンセプトを話し合い、「何を出すのか？」を整理しました。

去る2月2日のPRイベントでは、新製品MODE BizStackのコンセプトとOverviewing Toolを発表していました。

そして4月、MODE BizStackにロボットのメンテナンス機能（ロボットクラウド）が加わるので、Japan IT Week【春】は、それを発表する狙いがありました。したがって「ロボット×データ」を全面に打ち出すという方針に決定。

ブースデザインの決定

イベント会社さんから提案いただいた初期デザインをベースに、瀬津さんと相談し、以下の点を修正していただきました：

• 床材：人工芝をパンチカーペットに変更
• 椅子：ベンチタイプから独立した既製品の椅子に変更
• 受付台：新たに設置
• モニター：大きなモニターを壁に固定設置
• ロゴ：より目立つデザインへ調整

その結果、完成したブースはこんな感じになりました！

実際のブース

実際のブース

1ヶ月前

3月上旬。
この時期はブースのデザインに注力しました。

キャッチコピーの決定

MODEは無名のスタートアップなので、私たちが何者で、何をしている会社なのかを壁面に大きく打ち出すことにしました。
私が「MODEはどんな会社か」「MODEにできること」について、いくつかキャッチコピーの案を出し、瀬津さんと話しあって以下のように決めました。

MODEはどんな会社か

・MODEは、現場DXをIoTで「モードチェンジ」します。
・現場のデータを　クラウドにつなぎ、貯め、見える化する。
・現場DXの強い味方

MODEにできること

ロボット×データ活用
ロボットの情報を見える化〜現場DX始めませんか？
ロボットの、提供側にも 利用者側にも。
従来のサービスでは実現できなかった、本気モードの現場DX。
それが「MODE BizStack for Robots」です。
現場のロボットの情報/データをクラウドに集め、
見える化することで、
圧倒的な業務の効率化が可能になります。
MODE BizStack for Robotsでできること
・　独自のIoT技術で、データは自動でアップロード。
・　ロボットの情報をリアルタイムに確認。
・　１つのアプリで様々なデータを統合＆見える化。
・　現場データを価値に転換し、業務効率を推進。
・　ロボット運用のバックエンドシステムとしても利用可能。

LEDパネルの内容決定

今回のブースにはLEDパネルを３枚設置できるということだったので、以前の展示会で使ったことのある２枚の他に、もう１枚、新しいパネルを作成しました。その文言も、キャッチコピー同様のプロセスで作成しました。

実際にブースで使ったLEDパネル

半月前

3月中旬頃には企画とキャッチコピーが確定し、コンテンツの検討がスムーズに進む状況となりました。そこで、より多くのお客様に立ち寄っていただけるブースとセミナーを目指し、多様なコンテンツの制作に取り組みました。

PRセミナーの準備

PRセミナーの申し込み自体はすでに済ませており、その際には仮のタイトルとして「現場データ活用とこれからの戦略のありかた」で登録していました。今振り返ると、少し魅力に欠けるタイトルだったかもしれません。

今回、瀬津さんと相談し直し、タイトルと概要を以下のように変更しました。また、進行方法についてはトークセッション形式を採用することに決まりました。

『グーグルマップ開発者ガクが目指す現場DX』
Google二番目のエンジニア！Googleマップを開発したMODE社 CEOの上田学が語る！ 現場のデータドリブンなDXを実現させる秘密をご紹介。貴社のビジネスをモードチェンジしませんか！？
業界初となるSaaS型！複数の現場を比較し可視化するサービス「MODE BizStack」の第二弾の発表を合わせて行います。

このタイトルと概要をもとに、ガクさんが話す内容を決定し、あらすじを示すスライドを作成してくださいました。

本番の2週間前には、関係者全員でざっくりとしたリハーサルを実施し、全体の流れを確認。内容の改善点を共有した上で、スライドの修正をイベント会社に依頼し、見栄えよく仕上げてもらいました。

その1週間後には2回目のリハーサルを行い、最終チェックを実施。リハーサルは1回では不十分で、少なくとも2回行う必要性を実感したのは、今回の大きな学びとなりました。

パンフレットの準備

パンフレットは２種類用意しました。会社概要とサービスのチラシです。
会社概要はすでにあったものを、一部修正をして印刷しました。

ロボットクラウドのサービスチラシは新規での作成となります。最初にデザイナーさんから出てきた案が、ちょっとMODEのブランドイメージとはかけ離れたものだったので、時間をかけて修正を依頼し、なんとか外部に出せるレベルになったので、そちらを印刷しました。

ロールアップバナーの作成

今回、万が一COVID-19の影響などでブースがスカスカに見えてしまう状況に備え、ロールアップバナーを準備しておきました。結果的にブースは大盛況となり、ロールアップバナーを使用する場面はありませんでした。嬉しい誤算でした！

１〜２週間前

開催直前は、細かい備品の準備がメインとなります。

うまい棒

瀬津さんから「うまい棒にうまいことやる会社って貼り付けて配ったらどうか？」という面白いアイデアをいただきました。うまい棒ならそんなに予算もかからないので、試しに一度やってみることに。

「うまいことやる会社です！」MODEバージョンのうまい棒

インパクトは抜群で、その後の打ち合わせで「うまいことやる会社って書いてあったのが印象的だった」と言っていただくこともありましたが、MODEの目指すブランディングと少し違うかもしれないので、次回はやらない可能性大です。

当日

Japan IT Week【春】への出展は初めてでしたが、1,500名以上の方にブースに来ていただきました。

PRセミナーもとても盛況で、50席で満席になる会場に、100名以上集まってくださいました。通路にも溢れて、立見で聞いてくださる方もたくさんいらっしゃいました！

PRセミナーの様子

当日のトラブル・反省点

展示会は、ブースもセミナーも概ね成功！ …でしたが、小さなトラブルや反省点はありました。

Wi-Fi接続の不具合

準備日は私一人で対応したため、ゲートウェイやセンサー類の接続作業は翌日にエンジニアさんにお願いすることになりました。しかし、会場のWi-Fiが非常に不安定で、接続に苦戦する場面が発生。最終的には帯域変更という対応で問題を解決していただきました。次回以降は、事前に会場の通信環境を確認し、必要に応じて有線接続や予備のモバイルルーターを用意するべきだと感じました。

ヒアリングシートの入力方法

前回の展示会では紙のヒアリングシートを使用しましたが、データの活用が難しいという課題があり、今回はiPadを使用してGoogleフォームに入力する方法に変更しました。しかし、入力が手間に感じられたようで、さらに来場者がひっきりなしに訪れる状況では、スムーズな記録が難しかったようです。急遽、紙のヒアリングシートを追加で準備し、対応しました。

また、「スマートフォンでの入力の方が簡単」という意見もあり、次回以降はiPadを省きつつ、スマホで入力しやすいフォームやアナログのバックアップを併用する方向で考えたいと思います。

チラシ不足

Japan IT Weekの来場者数は、これまで担当したどのイベントよりも多く、予想以上に多くの方がブースを訪れてくださいました。その結果、当初準備していたチラシが予定より早くなくなり、追加が必要に。気づいたのが２日目だったため、３日目に急遽、３時間で印刷を仕上げてくれる印刷会社に駆け込み対応を依頼しました。

次回以降は、１日目終了時点で必ずチラシの残数を確認し、必要があれば早めに追加発注を行う体制を整えようと決意しました。

まとめ

今回は、2022年 Japan IT Week【春】への出展準備について振り返りました。人生で3回目の展示会準備ということもあり、まだまだ改善の余地があると実感しています。今回の経験と反省を次回に活かし、さらに良い展示会を目指して取り組んでいきたいと思います。

そして、関係者の皆さまへ。いつもタイトなスケジュールでご迷惑をおかけしてしまい、本当にすみません！これからも引き続きよろしくお願いいたします。