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気づく・気になる・気にする──努力を惜しまず、主体的に業務改善

　CyberLink Corp.に入社して間もない頃、システム上での在庫データを元に実在庫を確認していたところ、一致していないアイテムがあると気づき、倉庫の実在庫の整理整頓をしっかりと行わないと出荷に支障が出る可能性があると思いました。部品や販促用品を含めた数千ほどアイテムのなか、先輩の教えを元にExcelのIF、RIGHT、VLOOKUPなどの関数を用いて地道にデータの整理を行いながら、実在庫カウントと倉庫の整理を完遂できました。

コレクトリー・タイムリー・スピーディー──正確かつ迅速

　日本法人に出向する際、前任の人はかなり残業していたと聞いております。自分は、Excelにて各製品の社内データと取引先が使用している製品番号などの資料をまとめ、さらにカテゴリーなどシステム上では反映されない自分でルールを追加したり、データベースを作成しました。VLOOKUPやピボットなどの機能により、各種の受注業務に関するデータ・販売レポート・在庫データに活用しております。最初は作成と今まで使用していた資料を変更するに時間がかかっていましたが、それ以降は各種資料を用意する時間の節約にもなり、正確性にも安心できます。

在庫管理・情報共有・業務改善のコンボ

　出荷処理するたび、適正在庫より少ない場合はすぐ営業担当に知らせます。そして、月末に社内システムと倉庫業者の在庫データをチェックし、差異が出た場合は原因を探し、修正に努めます。取引先の各支店から電話で納期についてのお問い合わせが多々ありますが、現行製品の早見表を作り、月末に或いは在庫が十分ではないアイテムがある場合、お問い合わせへの回答方法、現行製品表と在庫状況をバックオフィス全員にメールにて共有しております。これらの行動により、バックオフィス全員がすぐお客様からのお問い合わせに理解することができますし、在庫管理担当者の私に聞くことが必要なくなったため、対応も以前より速くなれました。気づかず欠品になってしまうことも少なくなりました。