採用活動をしていると、避けて通れないのが不採用通知の送付です。採用担当者にとって不採用通知を送ることは気分のよいものとはいえないでしょう。
不採用通知は企業の印象に影響することなどから、採用に至らなかった候補者への配慮を怠らないことが大切です。本記事では不採用通知について、書き方のポイントや注意点などのマナーを紹介し、テンプレートを載せています。
内定辞退を回避する、選考から入社後まで3つのプロセスで改善すべき候補者体験については以下の記事で解説しています。ぜひ合わせてご覧ください。
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不採用通知とは
不採用通知とは、書類選考や筆記試験、面接といった選考の結果、不採用になったことを候補者に伝えるものです。まずは連絡方法や送付のタイミングについて確認していきましょう。
不採用通知の連絡方法
不採用通知の連絡方法は、メール、手紙、電話のほか、最近ではビデオ通話で伝えるケースもみられます。不採用通知はかつては手紙で伝えるのが一般的な方法でしたが、最近はメールが用いられることが多いです。
メールは手紙よりも採用担当者の業務負担が軽く、コストも抑えられます。候補者にとってもメールの方が結果が早くわかるというメリットがあります。ただし、履歴書などの応募書類やポートフォリオを返却する場合には、不採用通知の手紙と一緒に送った方がスマートだという側面はあります。
電話は候補者本人になかなかつながらないことがあることが難点です。また、電話やビデオ通話は不採用の理由を聞かれやすいほか、「言った」「言わない」のトラブルになりやすいことも危惧されます。
不採用通知を電話やビデオ通話で行うには気遣いや臨機応変な対応が求められるため、メールや手紙という方法がオススメです。
不採用通知を送るタイミング
不採用通知を送るタイミングは面接の3日後が理想的。遅くとも1週間以内に送付するのが望ましいです。面接からあまり日を置かずに不採用通知を送付すると、候補者が「きちんと選考されていないのでは？」と感じることが考えられます。
一方で、1週間以上が経過すると、候補者が他社の選考を受けるうえで困ってしまう可能性もあります。また、選考結果の連絡が遅いと、候補者からの信頼を損うこともあるため、1週間を超える場合は一度連絡を入れましょう。
不採用通知の重要性
候補者の熱意には個人差はあるものの、多少なりとも企業に興味を持ったことで応募に至っています。また、採用を見送った候補者が今後、企業の取引先に就職する可能性もあります。
そのため、不採用を決めたとしても、候補者と企業の今後の関係性を大切にできるような不採用通知を作成して送付するべきです。採用活動で企業を知った人にはファンになってもらう、もともと企業のファンの人には関係性を維持してもらうことを心がけましょう。
とくに対応に注意が必要なのは、企業側からスカウトで声を掛けたものの、採用を見送るケースです。「スカウトされたのに…」とネガティブなイメージを持たれやすいため、丁寧なフォローが欠かせません。
不採用通知を作成する際のポイント
不採用通知を作成する際に気を付けたいポイントを3点紹介します。
1．候補者への配慮を怠らない
候補者は多くの企業の中から選んだうえで応募に至っています。また、応募書類の郵送や面接のために、手間や時間、費用をかけています。
こうした点を踏まえて、不採用通知を作成する際には候補者への配慮を怠らないようにすることが大切です。たとえば、「これからのご活躍をお祈り申し上げます」といった今後への気遣いの言葉を添えるようにします。
2．選考結果は簡潔に伝える
不採用通知では、選考結果は完結にわかりやすく伝えるのが基本です。ただし、きつい印象とならないように表現には配慮しましょう。
仮に不採用の理由を伝えても、候補者が納得するとは限らないため、採用を見送った理由は候補者に伝える必要はありません。
3．応募書類の取り扱いについて記載する
履歴書は候補者の氏名や住所、生年月日や住所、学歴や職歴といった多くの個人情報が記載されている書類です。応募書類を郵送で返送しない場合には、責任を持って処分することを不採用通知に記載します。
不採用通知の書き方
不採用通知の書き方について、「件名・挨拶文」「応募に対するお礼」「不採用の旨の連絡」のそれぞれのポイントを紹介していきます。
件名・挨拶文
まず、件名は「【選考結果のご連絡】○○株式会社」とするなど、一目で採用に関することと企業名がわかるものとします。候補者は就職・転職に関する連絡が日々届いていることが考えられるため、埋もれないようにするためです。
挨拶文の考え方は通常のビジネスメールと同様ですが、応募に対するお礼と兼ねても構いません。
応募に対するお礼
不採用通知には応募してもらったことに対するお礼を必ず入れます。また、書類選考で不採用になった場合には書類の送付に対して、面接で不採用の場合には足を運んだことに対して、お礼を書きます。
不採用の旨の連絡
不採用の旨について、直接的な書き方はきつい印象を受けやすくなります。「ご希望に添いかねる結果となりました」「採用を見送らせて頂くことになりました」といった表現が適しています。
不採用通知のテンプレート
実際に不採用通知を送る場合にどのような文面にすればよいのか、3つのパターン別にメールのテンプレートを用意しました。
1．書類選考で不採用の場合
件名／【選考結果のご連絡】株式会社○○○○
〇〇〇〇様
この度は、数多くの企業から弊社へご応募いただきまして、誠にありがとうございました。
必要書類をご送付いただきましたことを重ねて御礼申し上げます。さて、ご応募いただいた書類について、厳正なる選考の結果、
今回はご希望に沿いかねる結果となりました。大変恐縮ですが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。
末筆ながら、〇〇様の今後のより一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社○○○○
2．選考初期で不採用の場合
件名／【選考結果のご連絡】株式会社○○○○
〇〇〇〇様
この度は、数多くの企業から弊社へご応募いただきまして、誠にありがとうございました。
先日は弊社までご足労いただいたことを重ねて御礼申し上げます。さて、筆記試験の結果や面接をもとに、厳正なる選考の結果、
誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。大変恐縮ですが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。
末筆ながら、〇〇様の今後のより一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社○○○○
採用担当
3．最終面接で不採用の場合
件名／【選考結果のご連絡】株式会社○○○○
〇〇〇〇様
この度は、数多くの企業から弊社へご応募いただきまして、誠にありがとうございました。
面接などで度々お時間を割いていただいたことを重ねて御礼申し上げます。面接でお話いただいたことなどをもとに、厳正なる選考の結果、
誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。何度もご足労いただいたにも関わらず、大変恐縮ですが、
ご了承くださいますようお願い申し上げます。なお、応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。
末筆ながら、〇〇様の今後のより一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社○○○○
採用担当
不採用通知を送付する際の注意点
不採用通知を送付する際には、候補者の立場に立って考えることが大切です。不採用通知を送付する際の主な注意点をまとめました。
1．不採用通知は全員に送付する
不採用通知は全員に送付するのが基本です。不採用通知が届かない状態では、候補者は他社に応募するか進むべきか悩むなど、困惑することになります。
書類選考の段階で候補者が多く、全員への送付が難しい場合には、通過者にのみ○営業日以内に連絡する旨を明確にしておきます。
2．合否の連絡期日内に迅速に対応する
あらかじめ採用スケジュールを伝えている場合や、面接日に合否連絡の日を約束している場合には、期日を守って迅速に連絡します。約束していた期日までに連絡がないと、候補者が並行して受けている企業がある場合に困るほか、企業の信頼に関わります。
3．連絡先や宛名は明記する
テンプレートを使用して不採用通知を送ると、宛名を入れないケースも見受けられます。しかし、受け取った側はあまり気分のよいものではなく、誤送信を避けるためにも宛名は明記するべきです。
また、不採用通知を送付する候補者の連絡先に間違いがないか、入念に確認しましょう。
メール工数を削減する採用ツール「Wantedly」
不採用通知など、採用に関する連絡をメールで行うのは、精神的な負荷や手間・コストがかかるものです。メッセージ形式で候補者と連絡がとれる採用ツールを活用し、採用活動の工数の削減を図りましょう。
また、メッセージを利用すれば、メールよりもカジュアルなやり取りをしやすいこともメリットです。
「Wantedly」では、スカウトや応募によってつながった候補者とダイレクトメッセージでのやり取りが可能。募集から選考、内定後のフォローまで、一つのツールでやり取りを完結できることから、採用担当者だけではなく、候補者の負担も軽減できます。
まとめ
不採用通知の送り方や文面は、候補者が抱く企業への印象を大きく左右するものです。
採用に至らなかった候補者は、そもそも企業に興味を持ってくれた存在であり、将来の顧客や取引先になる可能性もあります。不採用通知の送付にあたっては誠意のある行動を心掛けましょう。
