採用通知メールの書き方｜不採用通知・面接日程調整の例文も紹介

求職者に採用・不採用などを伝える採用関連メールは、シチュエーションに応じた異なる文面が必要になるため、業務を圧迫しがちです。数多くの内定者一人ひとりに対して、いちからメールを作成・送信することが難しい場合はテンプレートを活用しましょう。

ある程度決まった書式があれば、あとは求職者ごとに内容を調整するだけでメールを送信できます。本記事では、採用メールにおけるマナーや、採用メールのテンプレートをシチュエーション別に紹介します。

選考から入社後まで意識すべき候補者体験については以下の記事で解説しています。ぜひ合わせてご覧ください。
https://www.wantedly.com/hiringeek/recruit/recruiting_textbook_3

▶採用担当者向け！3分でわかるWantedly概要資料を無料ダウンロードする

採用通知メールのポイント

採用に関するメールはさまざまなパターンがありますが、なかでも慎重に送信すべきなのが「採用通知」および「不採用通知」のメールです。その後の内定承諾や企業イメージに大きな影響を与えるため、それぞれ以下のポイントに注意しましょう。

採用通知の場合

採用通知メールは、面接終了後なるべく早く送り、遅くても1週間以内に送信しましょう。

候補者のほとんどが、他社選考も同時並行で進めています。採用通知が遅くなってしまうと、候補者は不安や不信感を抱き、他社の選考や内定を優先してしまうでしょう。

また、採用した理由や今後期待していることも添えて採用通知すれば、候補者を歓迎・必要としている姿勢を示せます。メール文面で熱量を伝え、候補者の入社意欲を高めていきましょう。

株式会社hokanでは、「あなたをオファーする理由」と「貢献してもらいたい領域」をまとめた資料を添付して採用通知メールを送信し、候補者の意欲向上と入社後のミスマッチ防止に努めています。詳細はこちらで紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

【参考】事業も人も、成長に終わりはない。歴史に挑戦する「素直で前向き」な組織の採用事情｜hokan 松元氏 #5 NEXT UNICORN RECRUITING
https://www.wantedly.com/hiringeek/interview/rc_nur5/

不採用通知の場合

候補者が他社の選考を円滑に受けられるよう、不採用通知メールも迅速に送信しましょう。面接終了後3日〜10日以内に送るのが一般的とされています。

不採用通知のメール文面は、一段と配慮が必要です。失礼のないよう言葉遣いに留意し、応募してくれたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。

なお、不採用通知をしない「サイレントお祈り」は、候補者の就職・転職活動の妨げになります。企業イメージの低下にもつながるため、不採用通知は必ず行いましょう。

これからの採用では、選考を通じた「ファンづくり」が重要です。合否に関わらず「この企業の選考を受けてよかった」と思ってもらえるような選考体験を設計し、誠実で価値のある採用活動を行う企業が成功します。

志望度向上やファン獲得につながる採用CX（候補者体験）の考え方は、こちらで詳しく解説しています。ぜひあわせてご確認ください。

【参考】採用CX（候補者体験）とは？改善のための4ステップを解説
https://www.wantedly.com/hiringeek/recruit/recruiting_cx/

【シチュエーション別】採用に関するメールのテンプレート

採用に関連するメールにはさまざまな種類があります。ここからは、次の8パターンにわけてメールのテンプレートを紹介していきます。

1．応募受付時の書類送付依頼
2．書類選考の合格通知（次回選考の案内）
3．書類選考の不合格通知
4．面接日時の案内
5．新卒の採用通知
6．中途の採用通知
7．面接後の不採用通知
8．選考辞退に対する返信

1．応募受付時の書類送付依頼

採用応募受付時に、履歴書や職務経歴書などの書類送付を依頼するためのテンプレートです。求職者が円滑に書類を送付できるよう、端的かつわかりやすい内容にするとよいでしょう。

件名
○○株式会社　求人ご応募の件

本文
○○様

○○株式会社採用担当の○○です。

この度は、弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございます。

選考にあたり、履歴書および職務経歴書の提出をお願いしております。

お手数ではございますが、メールまたは郵送にて必要書類を「○月○日（曜日）」までにお送りいただきますようお願いいたします。

ーーーーー

■メールに添付
宛先：○○○○○@○○○○
件名：応募書類送付の件（氏名）

■郵送
〒○○○-○○○○
東京都○○区○○　1-2-3　○○ビル○階
○○株式会社　人事部　採用担当宛

ーーーーー

書類を拝見後、選考結果をメールにてご連絡いたします。
お手数ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーー

○○株式会社
人事部　○○担当
○○　○○

住所：東京都○○区1-2-3　○○ビル○階
電話番号：○○-○○○○-○○○○
FAX番号：○○-○○○○-○○○○
URL：https://～
メールアドレス：○○○○○@○○○○

ーーーーー

2．書類選考の合格通知（次回選考の案内）

書類選考に合格した求職者に対しては、書類選考合格の旨と、次回選考の案内をメールしましょう。「ぜひ面接に来てもらいたい」といった気持ちを表わすことも重要です。

件名
○○株式会社　書類選考結果のご連絡

本文
○○様

○○株式会社採用担当の○○です。

この度は、履歴書および職務経歴書のご提出を誠にありがとうございました。

書類選考の結果、○○様にはぜひ面接試験に進んでいただきたく存じます。
面接に進んでいただける場合は、以下面接候補日のうち、ご都合のよい日時をこちらのメールにご返信ください。追って、面接日時をご連絡いたします。

――――――

■面接候補日
1．○月○日（曜日）　○○時○○分～○○時○○分
2．○月○日（曜日）　○○時○○分～○○時○○分
3．○月○日（曜日）　○○時○○分～○○時○○分

所要時間は○○分程度を予定しています。
上記にご都合のよい日程がない場合は、再度調整いたしますのでご連絡ください。

■面接場所
○○株式会社
〒○○○－○○○○
東京都○○区1-2-3　○○ビル○階

■持ち物
・履歴書
・筆記用具

――――――

それでは、引き続きよろしくお願いいたします。

ーーーーー

○○株式会社
人事部　○○担当
○○　○○

住所：東京都○○区1-2-3　○○ビル○階
電話番号：○○-○○○○-○○○○
FAX番号：○○-○○○○-○○○○
URL：https://～
メールアドレス：○○○○○@○○○○

ーーーーー

3．書類選考の不合格通知

書類選考の結果、不合格となった求職者に対しては次のような文面のメールを送ります。選考の末に不合格になったこととあわせて、履歴書および職務経歴書の扱いも明記します。

また、不採用の理由は求職者に伝えないのが一般的です。

件名
○○株式会社　書類選考結果のご連絡

本文
○○様

○○株式会社採用担当の○○です。

この度は、履歴書および職務経歴書のご提出を誠にありがとうございました。

厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回は○○様の採用を見送らせていただくこととなりました。ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

なお、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします（または、「履歴書に記載されておりますご住所に、郵送にて返却いたします」など）。

○○様のより一層のご健勝とご活躍を、心よりお祈り申し上げます。

ーーーーー

○○株式会社
人事部　○○担当
○○　○○

住所：東京都○○区1-2-3　○○ビル○階
電話番号：○○-○○○○-○○○○
FAX番号：○○-○○○○-○○○○
URL：https://～
メールアドレス：○○○○○@○○○○

ーーーーー

4．面接日時の案内

書類選考に通過し、面接に進む求職者には確定した面接日時の案内メールを送付します。

件名
○○株式会社　面接日時のご案内

本文
○○様

○○株式会社採用担当の○○です。
面接日程のご返信をありがとうございます。

それでは、以下の日程でお時間をいただけますと幸いです。

――――――

■面接日
○月○日（曜日）　○○時○○分～○○時○○分

■面接場所
○○株式会社
〒○○○－○○○○
東京都○○区1-2-3　○○ビル○階
○○駅より徒歩○分

■持ち物
・履歴書
・筆記用具

■緊急連絡先
当日にトラブルなどが発生した際は、採用担当○○（電話番号）まで直接ご連絡ください。

――――――

オフィスに到着されましたら、入口横の受付にて面接による訪問の旨をお伝えください。担当者がご案内いたします。

○○様にお会いできるのを楽しみにしております。
それでは、引き続きよろしくお願いいたします。

ーーーーー

○○株式会社
人事部　○○担当
○○　○○

住所：東京都○○区1-2-3　○○ビル○階
電話番号：○○-○○○○-○○○○
FAX番号：○○-○○○○-○○○○
URL：https://～
メールアドレス：○○○○○@○○○○

ーーーーー

5．新卒の採用通知

新卒内定者向けの採用通知メールには、採用通知後に実施する内定式や入社式の情報も記載しましょう。

件名
○○株式会社　選考結果のご連絡

本文
○○様

○○株式会社採用担当の○○です。
先日は、弊社の最終面接（または採用試験など）にお越しいただき、誠にありがとうございました。

慎重かつ厳正なる選考の結果、○○様の採用を内定しましたことをご連絡いたします。つきましては、入社にあたり提出していただく書類を本日郵送いたしました。書面をご確認いただき、署名捺印のうえ同封した返信用封筒にて期日までにご返送くださいますようお願い申し上げます。

ーーーーーー

■郵送した書類
（例）
・採用通知書
・入社承諾書
・入社誓約書

■提出期日
令和○年○○月○○日

※注意事項
期日までに必要書類をご提出いただけなかった場合や、提出物の不備や虚偽の記載があった場合には採用を取り消すことがございます。

■今後のスケジュール
内定式　令和○年○○月○○日
入社式　令和○年○○月○○日

ーーーーーー

内定式および入社式についての詳細は、別途ご連絡差し上げます。

ご不明な点等ございましたら、人事部○○（電話番号・メールアドレス）までお問い合わせください。

○○様とお会いできることを、社員一同心待ちにしております。
どうぞよろしくお願い申し上げます。

ーーーーー

○○株式会社
人事部　○○担当
○○　○○

住所：東京都○○区1-2-3　○○ビル○階
電話番号：○○-○○○○-○○○○
FAX番号：○○-○○○○-○○○○
URL：https://～
メールアドレス：○○○○○@○○○○

ーーーーー

6．中途の採用通知

件名
○○株式会社　選考結果のご連絡

本文
○○様

○○株式会社採用担当の○○です。
先日は、弊社の最終面接（または採用試験など）にお越しいただき、誠にありがとうございました。

選考の結果、○○様の採用を決定しましたことをご連絡いたします。つきましては、入社にあたり提出していただく書類を本日郵送いたしました。書面をご確認いただき、署名捺印のうえ同封した返信用封筒にて期日までにご返送くださいますようお願い申し上げます。

ーーーーーー

■郵送した書類
（例）
・採用通知書
・入社承諾書
・入社誓約書

■提出期日
令和○年○○月○○日

※注意事項
期日までに必要書類をご提出いただけなかった場合や、提出物の不備や虚偽の記載があった場合には採用を取り消すことがございます。

ーーーーーー

ご不明な点等ございましたら、人事部○○（電話番号・メールアドレス）までお問い合わせください。

○○様と共に働ける日を、社員一同心待ちにしております。
どうぞよろしくお願い申し上げます。

ーーーーー

○○株式会社
人事部　○○担当
○○　○○

住所：東京都○○区1-2-3　○○ビル○階
電話番号：○○-○○○○-○○○○
FAX番号：○○-○○○○-○○○○
URL：https://～
メールアドレス：○○○○○@○○○○

ーーーーー

7．面接後の不採用通知

面接後の不採用通知メールの文面は、書類選考での不合格通知メールとほとんど同じです。

件名
○○株式会社　選考結果のご連絡

本文
○○様

○○株式会社採用担当の○○です。

先日は、面接にお越しいただき誠にありがとうございました。

厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回は○○様の採用を見送らせていただくこととなりました。

ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

末筆ながら、○○様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

ーーーーー

○○株式会社
人事部　○○担当
○○　○○

住所：東京都○○区1-2-3　○○ビル○階
電話番号：○○-○○○○-○○○○
FAX番号：○○-○○○○-○○○○
URL：https://～
メールアドレス：○○○○○@○○○○

ーーーーー

8．選考辞退に対する返信

求職者から選考を辞退された際には、応募のお礼とあわせて履歴書や職務経歴書の取り扱いを記載します。

件名
○○株式会社　選考辞退受諾の件

本文
○○様

○○株式会社採用担当の○○です。

この度は、弊社の社員募集にご応募いただき誠にありがとうございました。
弊社としても誠に残念ではございますが、採用選考辞退のお申し出を受付いたしました。

なお、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします（または、「履歴書に記載されておりますご住所に、郵送にて返却いたします」など）。

末筆ながら、○○様のより一層のご健勝とご活躍を、心よりお祈り申し上げます。

ーーーーー

○○株式会社
人事部　○○担当
○○　○○

住所：東京都○○区1-2-3　○○ビル○階
電話番号：○○-○○○○-○○○○
FAX番号：○○-○○○○-○○○○
URL：https://～
メールアドレス：○○○○○@○○○○

ーーーーー

採用に関するメールを送信する際のマナー

求職者は採用担当者とのやり取りのなかでも企業の対応や雰囲気を見ています。採用担当者のメールに失礼があれば、求職者は不安を覚えるでしょう。また、メールは電話と異なり履歴が残るため、より一層注意を払って文面を整え送信する必要があります。

メールの件名は、それだけでどのような内容のメールなのかがわかるようにします。企業名も忘れず入れてください。本文の導入文は簡潔を心がけ、肝心の内容に重きを置きます。

また、送信する時間帯にも気をつけましょう。深夜や早朝にメールが送られていると、残業が当たり前の企業なのではないかと不安を与えてしまいます。同様の理由で、休日の送信も要注意です。

メールの送信は平日の営業時間中にする、それ以外の日時にメールを作成しても、予約送信機能を使って平日の営業時間に送信するなどしましょう。

求職者に対して、こちらの営業日と営業時間を伝えておくことも大切です。とくに土日祝日以外に休日のある企業の場合、「平日の日中にメールを送ったのになかなか返信がこない」と不安を与えてしまう可能性があります。

また、すぐに返信できない場合は、メールを受け取った旨の連絡のみを早急に行いましょう。「○日ごろお返事いたします」と添えておくとより丁寧な印象を与えられます。

採用に関するメールを送付する際の注意点

採用に関するメールを送付する際は、次の3つの点に気をつけましょう。

1．企業にあったテンプレートになっているか確認する

本記事にて紹介したテンプレートはあくまでベースとなるものです。事業内容や実態にあわせてカスタマイズし、企業なりのテンプレートを作成しましょう。

また、作成したテンプレートを一斉送信するのではなく、候補者一人ひとりにあわせて一部を変更するなどのひと手間も大切です。

2．候補者への返信はスピード感を持って対応する

候補者からのメールに対する返信は迅速に行います。メールの返信が遅れている間に、候補者は別の企業への入社を決めている可能性があります。

どうしても返信が遅れる場合は、前述したように「○日ごろお返事いたします」と具体的な返信日を添えて、メールを受け取った旨だけでも返信しておきましょう。

3．丁寧な対応を心がける

メールはその性質上、対面や電話よりも感情が伝わりにくく、ときには冷たい印象を与えてしまうことがあります。文章の正確さはもとより、心を込めて丁寧に対応するよう心がけましょう。

こちらの記事では採用における「ファンづくり」について実践方法と共に解説しています。
ぜひあわせてご覧ください。

なぜ採用に”ファンづくり”と”カジュアル面談”が必要なのか【採用の新常識】https://www.wantedly.com/hiringeek/recruit/recruiting_textbook_2

メール送信前に見直すべき4つのポイント

採用に関するメールは、企業イメージを左右する重要な文章です。メールを送信する前に、次の4つのポイントを必ず見直しましょう。

1．宛先に誤りはないか

採用に関するメールには、候補者の個人情報が含まれます。万が一メール送信先を間違えてしまったら、個人情報漏洩につながり、法的責任を問われる可能性があるでしょう。

実際に過去、「Bccで送信するつもりが、ToやCcで送ってしまった」という操作ミスで情報漏洩が発生しています。メール送信前には必ず宛先・送信設定を確認し、リスクの高い一斉送信は極力避けるようにしましょう。

2．誤字・脱字はないか

メール文面に誤字・脱字があると、企業イメージが下がり、候補者からの信頼を失ってしまう恐れがあります。とくに、候補者氏名の間違い・漢字変換ミスは、候補者の志望度を大きく下げてしまうでしょう。

また、記載事項に誤りがあると、候補者を混乱させてしまったり、後々の問い合わせ対応が大変になってしまいます。面接の日時・場所などの重要項目には一段と気をつけましょう。

3．文章の構成・表現は適切か

簡潔でわかりやすいか、誤解を招く表現はないかなど、文章の構成・改行の位置・言葉遣いなども今一度確認しましょう。面接の詳細案内や提出物などは、箇条書きで表現するとコンパクトにまとまります。

文章表現のミスは、1〜2と違って自分自身ではなかなか気づけないため、同僚や上司にWチェックしてもらうのがオススメです。

4．感謝・歓迎の気持ちを伝えているか

必要事項のみを淡々と述べていく文章では、機械的で冷たい印象を与えてしまいます。

メール冒頭では応募・選考参加に対する感謝の気持ちを伝え、文末では「お会いできるのを楽しみにしております」などと、候補者を歓迎している気持ちを伝えましょう。

メール工数を削減する採用ツール「Wantedly」

 求職者とのメールのやり取りは、採用担当者の大きな負担となっているケースがままあります。個人情報を扱う業務のため、1通のメールにも細部までの気配りと心配りが必要です。

さらに複数の求職者と何通もメールのやり取りをしていると、誰に、いつ、どのようなメールを送ったのかが煩雑になってしまいがちです。

求職者も、「この企業の面接日が入ったメールがどこにあるかわからない」といった状態に陥ってしまうこともあるでしょう。

チャットで求職者とやり取りできる「Wantedly」の活用で、採用関連メールの工数を削減しながら、送り先ミスや見落としを防げます。採用担当者の負担を減らし、求職者との円滑なコミュニケーションを実現するWantedlyの活用をご検討ください。

▶ Wantedlyのサービス資料を無料ダウンロードする

まとめ

採用担当者のメール業務は煩雑になりがちです。本記事で紹介した各種テンプレートを企業にあったテンプレートにカスタマイズして使用するなどして、業務効率化を図りましょう。

テンプレートを使用していても、メールでのやり取りではミスや見落としが発生する可能性を払しょくできません。ミスを未然に防ぎ、円滑なコミュニケーションを実現すべく、チャット機能のある採用ツールの活用を検討しましょう。