内定を勝ち取った採用予定者に対し、企業は内定通知書を送付しなければなりません。
内定通知書は、ただの合否判定通知ではなく法的役割を持った文章です。内容に誤りがあると、多額の費用をかけて採用した採用予定者に、内定辞退されてしまう可能性があります。
少子高齢化が進む昨今、内定を出した人材には企業で活躍してほしいと考えていることでしょう。内定通知書で機会損失を起こさないためには、書面の必要事項や記載内容を理解する必要があります。
本記事では内定通知書の書き方を、テンプレートを使いながら解説します。採用通知書や、労働条件通知書との違いも解説するので、参考にしてください。
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内定通知書とは
内定通知書とはその名のとおり、企業が採用活動を通じて迎え入れたい人材に対し、正式に内定を知らせる書類です。
「内定」は公に企業に迎える意味を持っており、内々定とは違い法的拘束力を持ちます。内定者が内定承諾書の文面を確認し、署名・捺印をして送り返すことで双方の合意が成立します。内定承諾書は内定通知書と同時に送付するのが一般的です。
なお、内定通知書は「あなたを弊社に迎えます」といった明確な意思表示を採用予定者にする書類でもあります。一方的ではあるものの、内定通知書そのものにも法的拘束力を付与されており、内定を出した事実の証明になる書類です。
とくに採用時期から入社までの期間が長い、新卒採用で使用されます。中途採用の場合は発行に関して企業の判断となりますが、発行した場合、重要な書類になることに変わりありません。
類似した書類として、以下の2つがあります。
- 採用通知書
- 労働条件通知書
上記の2通と内定通知書の違いを解説します。
1．内定通知書と採用通知書の違い
「採用通知書」とは、企業が正式に採用する通知を記載する書類です。
決まった書式はなく、法的拘束力もないため、企業によって扱いはさまざま。内定通知書のあとに送付する場合もあれば、「採用内定通知書」と同一書類にして送付する場合もあります。
採用通知書の一例として、内定承諾書を受け取り、正式に雇用関係が結ばれたことを通知するために使用している企業があります。もちろん、「採用内定通知書」としてまとめて送付しても問題はありません。
また、内定通知書と採用内定通知書を同じ意味で使っている企業もあります。この場合は、どちらか1通しか送付しないのが一般的です。
2．内定通知書と労働条件通知書の違い
「労働条件通知書」とは、採用後の労働条件を記載した重要な書類です。内定通知書や採用通知書とは違い、労働基準法第15条で必ず提示しなければならないと規定されています。
【労働基準法第15条】
使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。
（引用：e-GOV法令検索「労働基準法」）
労働条件通知書に記載が義務付けられている内容は次の3点です。
- 労働契約期間
- 始業・終業時刻
- 賃金の計算方法および支払い方法
なお、2019年4月より、採用予定者の希望があれば通知を電子メールにしてもよいとなりました。内容予定者には、内定通知書もしくは採用通知書と一緒に送付してください。
内定通知書が持つ法的効力
先述のとおり、内定通知書には法的拘束力が発生しますが、正しくは内定通知書そのものではなく、「内定」という言葉に拘束力があります。
労働契約は、極端ではありますが口約束でも問題ありません。しかし、口頭だけではのちに「言った」「言わない」のトラブルに発展しかねないでしょう。それを避けるため、内定通知書の送付を行うのです。
つまり、企業と採用予定者とのあいだに明確な約束が交わされた証明書になります。内定通知書を発行する法律上の義務はありませんが、無用なトラブルを回避するため、企業側は書面を発行するのが一般的です。
内定者が内定を辞退する場合
内定者が、通知された内定を辞退する場合、入社日の2週間前までに申し出る必要があります。民法第627条第1条には、次のように記載されています。
【民法第627条第1条】
当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解除の申入れができます。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。
（引用：e-GOV法令検索「民法」）
法律で守られている権利であるため、入社2週間前までなら辞退できます。罰則などはなく、企業もこの権利を守らなければなりません。
企業側は内定辞退を受け、予定していた人員計画と配置に問題がないかを確認しましょう。そのうえで適切な対処に踏み切る必要があれば、別途対処を講じます。
理想的なのは、採用段階で内定辞退数を見込んでおくことです。とくに中小企業は、1名の内定辞退が大きな損失となり、計画変更を余儀なくされる場合もあります。
企業が内定を取り消す場合
一方、企業側が内定を通知した採用予定者の内定を取り消す場合は、労働契約法第16条によって厳しい制限がかけられています。
【労働契約法第16条】
解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。
（引用：e-GOV法令検索「労働契約法」）
条文で明記されている「社会通念上相当」とされる事由は、以下の理由が代表的です。
- 重大な経歴詐称
- 重大な犯罪行為
- 業務ができないと思われる健康状態
つまり、内定を通知する前には知りえなかった事実が発生した場合にのみ内定取り消しができます。ただし上記に該当する場合でも、程度が軽ければ内定取り消しにはできません。
また、以下の4つの条件を満たした場合も内定取り消しを通知できます。
- 人員整理が必要
- 解雇回避の最大限の努力を講じた
- 解雇対象者の選定基準が合理的
- 手続きが妥当である
内定の段階では、解約権保留付労働契約とされており、不用意に内定取り消しを行うと損害賠償問題に発展することもあります。実際の判例もあるため、内定取り消しを行う際には取り消す採用予定者のフォローまで想定しておきましょう。
内定通知書の内容
内定通知書の必須項目は、以下のとおりです。
- 日付
- 企業名と代表取締役の氏名
- 応募に対するお礼
- 採用内定の通知
- 入社年月日
- 同封する書類の案内
- 入社までに提出が必要な書類の案内
- 内定取り消し事由
- 担当者の連絡先
それぞれに書き方や記載すべき必要事項があるため、順番に解説します。
1．日付
用紙の右上に、内定が決定した日付、または内定通知書を発送する日付を年月日の順で記載します。どちらを記載するか、企業で取り決めておくといいでしょう。
その下の行に、左詰めで採用予定者の名前をフルネームで記載します。このとき、記載する名前は必ず履歴書の記載に従ってください。
2．企業名と代表取締役の氏名
「内定通知書」のタイトル右上には、企業と本社の所在地、代表取締役の氏名をフルネームで記載します。合同会社・有限会社の場合は代表社員の名前です。企業が正式に発行した文書であることを証明する目的があります。
3．応募に対するお礼
時候の挨拶から書き出し、応募や選考会への参加に対してのお礼を記載します。文面に統一されたルールはないため内容は自由です。
時候の挨拶を挿入する場合は、文章作成ソフトやWebサイト上にテンプレートが紹介されています。何月に送付するかに注意して、時候の挨拶と、それに続くお礼をしたためましょう。
4．採用内定の通知
お礼の文章に引き続き、採用内定の通知をします。文面などはお礼のときと同様、決まりはありません。多くの場合は、以下のひな形に当てはめて通知文を記載します。
【採用内定の通知のひな形】
厳正な選考の結果、貴殿を採用内定といたしましたので、ご連絡申し上げます。
もちろん、企業によってアレンジを加えても問題ありません。受け取った側が「内定をもらった」とわかる文面にすることがもっとも重要です。
5．入社年月日
具体的な入社の年月日を記載します。万が一、内定を通知した時点で未定の場合は別途連絡する旨を記載しておきましょう。確定している場合はこの限りではありません。
なお、「入社年月日」以降、本記事で扱う項目は「記書き」とするのが一般的です。
6．同封する書類の案内
企業により異なりますが、内定通知書に以下の書類を同封するのが一般的です。
- 内定（入社）承諾書
- 誓約書
- 身元保証書
- 労働通知書
- 返信用封筒
返信用封筒に関しては企業によります。同封しなければならないものではありませんが、同封した場合は必ず一覧に記載してください。
万が一書類の同封忘れがあった場合、どこに問い合わせればいいかのひと言を付け加えてもいいでしょう。
7．入社までに提出が必要な書類の案内
「同封する書類の案内」で列挙した書類のうち、提出や返信が必要な書類は何かを明記します。提出期限や提出先住所を記載しましょう。具体的には以下の書類が該当します。
- 内定（入社）承諾書
- 誓約書
- 身元保証書
記載ミスを減らすため、書き方見本を同封してもいいでしょう。
8．内定取り消し事由
内定通知書には、内定取り消し事由も明記しておかなければなりません。内定通知書を発行し送付することで、内定者との間には雇用契約が成立するためです。
最高裁判所の判例でも、内定通知書を出した時点で解約権保留付労働契約が締結されているとした司法判断があります。いかなる理由があっても、企業の独断で内定取り消しはできません。
9．担当者の連絡先
最後に、以下の文脈で担当者名と連絡先を記載しておきましょう。
【担当者の連絡先を記載するひな形】
ご不明な点などがありましたら、採用担当（○○○○-○○-○○○○）の△△までご連絡ください。
ここで記載した電話番号と担当者名は、同封書類の不備や内定辞退の連絡先として機能します。社内でも担当が誰かを明確にし、すぐに電話が取り次げるようにしておくといいでしょう。
内定通知書のテンプレート
内定通知書には決まったひな形がないため、各社が独自のテンプレートを持っていることがほとんどです。また、用紙で郵送する場合とメールに添付する場合がありますが、基本は同じです。
以下のテンプレートを参考に、内定通知書のひな形を作っておきましょう。
内定通知書の送付方法
内定通知書を送付する方法は、下記の2つがあります。
- 内定通知書をPDFでメール送信する
- 内定通知書を郵送する
電話で伝える方法もありますが、口約束になるため後日あらためて内定通知書を送付した方がいいでしょう。今後の予定を伝えるうえでは、電話を1本入れてもいいです。
両者の書面送付方法には、それぞれメリットとデメリットがあります。どちらが良いかを企業で判断し、採用しましょう。
1．内定通知書をPDFでメール送信する
昨今の就職活動のオンライン化を受け、内定通知書の送付も電子データに切り替える企業が増えています。郵送に比べて時間がかからず、迅速に内定通知を知らせられます。
一方で、別途返送が必要な書類に関してはその旨を相手に知らせなければなりません。返信用封筒も内定者に用意してもらうことになるため、郵送よりも情報量が多くなる場合もあります。
また、知らないメールアドレスから来たメールが内定通知書だったとなってしまってはトラブルになりかねません。メールで送付する旨を、最終面接などで事前に伝えておきましょう。
2．内定通知書を郵送する
郵送の場合は、一度に内定承諾書などの提出書類を同封できるメリットがあります。速達や簡易書留を使えば、比較的スピーディに通知も可能です。
デメリットとしては、伝達速度がメールにはかなわない点、また少なからずコストがかかる点です。とくに内定者数が多い場合、郵送費は膨大になります。コストを抑えたい場合はメールでの採用通知に切り替えるのも方法のひとつです。
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まとめ
内定通知書は、内定者と企業がこれから一緒に働きたいという意思表示です。内容に不備や間違いがあると、せっかくのご縁も台無しになってしまいます。
決まったテンプレートがないだけに、記載する内容に困ってしまいがちです。本記事を参考に内定通知書を作成し、内容に不足のない内定通知書に仕上げましょう。送付方法を含め、企業にとって負担の少ない方法を模索することも重要です。
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