内定通知書テンプレート｜メール送信時の例文・注意点も解説

内定通知書や採用通知書は、内定者に対して企業が内定・採用したことを伝えるための書類です。企業によって送付形式や記載内容、記載方法が異なります。

具体的にどのようなことを書き記せばよいのか迷ったときには、テンプレートを活用しましょう。本記事では、カスタマイズして使用できる内定通知書および採用通知書のテンプレートと、内定通知書の必要項目を紹介します。

こちらの記事では採用における「ファンづくり」について実践方法と共に解説しています。
ぜひ’あわせてご覧ください。

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内定通知書のテンプレート

内定通知書には、応募のお礼や入社予定日、連絡先などを記します。こちらの内定通知書は、日付・会社情報などをカスタマイズしてご利用ください。

また、通知書に記載する内容はあくまでも一例です。内定取り消しや内定辞退に関する項目については、実情にあわせ追記してください。

▶内定通知書テンプレート

採用通知書のテンプレート

採用通知書の内容は内定通知書とほとんど同じです。企業によっては、内定通知書の前に採用通知書を送付することもあります。

採用通知書の文面については、次のテンプレートをご活用ください。内定通知書同様に、各種項目はカスタマイズ可能です。

▶採用通知書とあわせて入社手続きに関する書類を送付する場合のテンプレート
▶採用通知のみの場合のテンプレート

内定通知書に必要な項目

内定通知書を送付する際は、入社までに提出が必要な書類も同封するのが一般的です。また、内定取り消しや内定辞退におけるトラブルを防止する目的で、内定取り消しに関する項目や、内定辞退の際の連絡方法・連絡期日を併記する企業も多くあります。

内定通知書には決まった書式がないため自由に項目を設定できます。とはいえ、内定者にわかりやすく、内定者とのトラブルを回避できるような内容にすることをオススメします。

具体的には次のような項目を盛り込みます。

• 日付
• 企業名と代表取締役の氏名
• 応募に対するお礼
• 採用内定の通知
• 入社年月日
• 同封する書類の案内
• 入社までに提出が必要な書類の案内
• 内定取り消し事由
• 担当者の連絡先

1．日付

内定通知書の発送年月日を和暦で記します。一般的なビジネス文書と同様に右端に記入しましょう。

2．企業名と代表取締役の氏名

日付の下には、同じく右寄せで差出人を記します。企業名と代表取締役の役職・氏名のみでかまいません。企業によっては、代表取締役ではなく人事部や採用担当者の氏名を記入することもあります。

3．応募に対するお礼

タイトル（内定通知書）の下に時候の挨拶を書き、その後に「ご応募賜り（いただき）誠にありがとうございます」など応募に対するお礼を記しましょう。

「ご応募、並びに度々ご来社いただきありがとうございます」のように、足を運んでもらったお礼も併記する方法もあります。

4．採用内定の通知

お礼の後は、採用内定の旨を書き記しましょう。「慎重な選考の結果、○○さまの採用を内定いたしました」あるいは「慎重かつ厳正なる選考の結果、○○さまの採用を内定いたしました」などの文面が一般的です。

5．入社年月日

入社年月日に関しては、別記とするケースと、内定通知の旨の後に書くケースがあります。確実に情報を伝えたい場合は、別記とした方がわかりやすいでしょう。

内定通知書に入社年月日を書かない場合は、「入社予定日につきましては、後日ご連絡差し上げます」など、別途通知する旨を記します。

6．同封する書類の案内

内定通知書に入社承諾書や入社誓約書、労働条件通知書、身元保証書など入社に必要な書類を同封することもあります。内定通知書以外に同封する書類がある場合は、別記に記載します。

7．入社までに提出が必要な書類の案内

入社承諾書や入社誓約書、身元保証書など、入社までに必要な書類の返信期日も書き添えましょう。返信期日を必着日としたい場合は、期日の後ろに「必着」と記します。

8．内定取り消し事由

過去の判例では、内定が通知された時点で、始期付き・解約権留保付きの労働契約が成立しているとみなされています。よって、内定取り消しは解雇同様の扱いとなります。合理的な理由がない状態での内定取り消しは、企業にとって大きなリスクになり得るものである点を理解しておきましょう。

内定者とのトラブルを避けるためにも、どのような状況・状態になった場合に内定取り消しとなるのかを内定通知書にて事前に知らせておきましょう。内定取り消し事由の具体例を紹介します。

• 内定者が提出した書類に虚偽の内容があった場合
• 暴力的事件への関与や犯罪が発覚した場合
• 内定者の病気やケガで勤務が難しいと判断された場合
• 高校・大学を卒業できなかった場合

9．担当者の連絡先

内定通知書の最下部に、担当者の連絡先を右寄せで記載しましょう。担当部署、担当者名、電話番号、メールアドレスを記載します。

内定通知書を送付する際の注意点

内定通知書を作成・送付する前に、内定通知書を送付する際の注意点を確認しておきましょう。

内定通知書の法的効力について理解する

内定通知書自体には法的効力はありません。ただし「内定」を通知した時点で労働契約が成立します。労働契約には法的効力が発生するため、内定通知を送付、あるいは口頭で通知した時点から合理的な理由なき内定取り消しは解雇に準じ、訴訟問題に発展する可能性があります。

とくに、書面で送付する内定通知書は口頭とは異なり労働契約が成立する明確な証拠になります。送付した後のトラブルを避けるためにも、内定通知書には内定取り消し事由や内定辞退に関する項目を記載するとよいでしょう。

【参考】内定通知書の内容とは？必須項目や法的効力・注意点を解説
https://www.wantedly.com/hiringeek/recruit/notification_contents/

内定通知書と労働条件通知書の違いを知る

労働条件通知書は、労働契約の締結時に企業が労働者に対して交付する書類です。労働条件通知書は法定書類のため、企業は労働時間や賃金、その他労働条件を必ず提示しなければなりません。

内定通知書に同封して労働条件通知書を送付する際は、内容に相違がないかよく確認しましょう。

内定通知についてメール送信する際のテンプレート

内定通知書を書面で送付する前に、メールで内定通知を行う場合のテンプレートを紹介します。

件名
○○株式会社　選考結果のご連絡

本文
○○様

○○株式会社人事部の○○と申します。

先日はお忙しい中、弊社の採用試験にお越しいただき誠にありがとうございました。

慎重かつ厳正なる選考の結果、○○様の採用を内定いたしましたのでお知らせいたします。

つきましては、内定通知書およびご入社にあたり提出いただく書類を本日発送いたしました。○○月○○日までに、署名捺印の上、同封の返信用封筒にてご返信くださいますようお願い申し上げます。

ご入社日は令和○年○○月○○日を予定しております。

なお、ご不明な点などございましたら、弊社人事担当○○（電話番号　○○-○○○○-○○○○、メールアドレス　○○○○○@○○○○）までお問い合わせください。

○○様と共に働ける日を、社員一同心待ちにしております。

以上、メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎご連絡申し上げます。

ーーーーー
○○株式会社
人事部　○○担当
○○　○○

住所：東京都○○区1-2-3　○○ビル○階
電話番号：○○-○○○○-○○○○
FAX番号：○○-○○○○-○○○○
URL：https://～
メールアドレス：○○○○○@○○○○
ーーーーー

内定通知メールの件名は、採用結果の通知である旨を入力します。本文には、差出人の詳細と応募のお礼、内定のお知らせ、入社日などを記載し、別途書面にて内定通知書を発送する場合は、その旨も記します。返信が必要な書類も同封するのなら、返信期日も伝えておきましょう。

最後に結びの挨拶として、入社への期待と歓迎の意を込めて一文添えます。

まとめ

内定通知書と採用通知書は、どちらにも法的効力がありません。ただし、「内定」という言葉に拘束力があり、内定通知書および採用通知書を送付した時点で始期付き・解約権留保付きの労働契約が成立したと解されます。

送付後、内定者とのトラブルを防ぐためにも、内定通知書・採用通知書には不備がないよう慎重に作成しましょう。書式に迷った際には、今回紹介したテンプレートをぜひご活用ください。

選考から入社後まで意識すべき候補者体験については以下の記事で解説しています。ぜひ合わせてご覧ください。
https://www.wantedly.com/hiringeek/recruit/recruiting_textbook_3