近年導入する企業が増えている「ジョブディスクリプション」。しかし、具体的な作成手順や書き方がわからず、悩んでいる方は多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、はじめてジョブディスクリプションを作成する方に向けて、作り方や具体例はもちろん、導入するメリットや運用時の注意点まで徹底解説していきます。
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ジョブディスクリプションとは？
ジョブディスクリプションとは、担当する業務の職務内容や権限・責任範囲、必要な能力・経験、目標や評価方法などを定めた文書のこと。「職務記述書」や「職務定義書」とも呼ばれます。
ジョブディスクリプションは、採用・育成・人事評価による処遇の決定など、人事に関わるさまざまな局面で幅広く活用されます。上手く活用すれば、公平な人事評価や採用時のミスマッチ防止など、多くの効果が期待できるでしょう。
ジョブディスクリプションが注目される3つの理由
ジョブディスクリプションはもともと、職種を限定した「ジョブ型雇用」が主流の欧米企業で活用されてきました。なぜ最近になって日本企業でも注目されているのか、その理由は次の3つです。
1．雇用形態が「ジョブ型」にシフトしている
日本企業の雇用形態は、人材に職務を与える「メンバーシップ型雇用」から、職種を限定した「ジョブ型雇用」にシフトしています。
そのため、ジョブ型雇用を採用する欧米企業同様に、担当業務のミッション・必要経験値・評価方法を記すジョブディスクリプションが欠かせなくなってきているのです。
【参考】ジョブ型雇用とは？導入のメリット・デメリットとポイント
https://www.wantedly.com/hiringeek/recruit/job_type_employment/
2．スペシャリストの必要性が増している
企業が競争力を維持するためには、高い専門性をもった人材であるスペシャリストの活躍が不可欠です。
とりわけ、ITに関わる専門技術をもったスペシャリストの育成において、日本企業は諸外国に後れをとっており、国際競争力低下の原因となっています。さらに、人材獲得競争においても外資系企業にリードされ、ますます競争力が失われつつあります。
つまり、企業の競争力低下を阻止するためには、ジョブディスクリプションによって人材要件を明確にし、スペシャリストを獲得する必要があるのです。
3．働き方・労働価値観が多様化している
育児・介護による短時間勤務やテレワークなど、近年の働き方・労働価値観は多様化しています。そのため企業は、労働者のさまざまなニーズに応えるために管理手法を工夫する必要があります。
個人の成果を明確にし、従業員一人ひとりの管理をしやすくするためにも、職務内容・達成基準・労働条件が明記してあるジョブディスクリプションが必須なのです。
ジョブディスクリプションのメリット・デメリット
続いて、ジョブディスクリプションのメリットとデメリットを解説します。
ジョブディスクリプションのメリット
ジョブディスクリプションは、人事施策において4つのメリットをもたらします。
1．公平な人事評価ができる
職務内容や職責・目標が明確となれば、業務の達成度合いが明らかになります。そのため、公平で納得感のある人事評価が可能となり、社員のモチベーションアップも期待できます。
2．スペシャリストを採用できる
必要なスキル・資格などの採用要件が明確となれば、スペシャリストが採用しやすくなります。求めるスキルに見合った報酬を提示することで、特定の分野に精通した即戦力人材や優秀層からの応募が期待できます。
【参考】中途採用で即戦力人材を見抜く方法とは？7つのポイントを解説
https://www.wantedly.com/hiringeek/recruit/professional/
3．ミスマッチが防止できる
採用要件が明確となれば、募集要項の具体性・精度が高まります。求職者は自身のレベルと照らしあわせてから応募できるうえに、採用担当者も客観的に合否判断できるため、ミスマッチ防止につながります。
4．社員育成が効率化する
業務範囲が明確となれば、「どのような専門性・スキルを高めていくべきか」「現時点で足りない要素は何か」がはっきりするため、ムダのない効率的な育成が可能となります。
また、マネジメント層に昇進した場合など、求められる要件・業務範囲が変化した際にもスムーズに対応できるようになります。
ジョブディスクリプションのデメリット
ジョブディスクリプションはメリットが多い反面、デメリットともいえる2つの注意点があります。
1．新卒採用には向かない
ジョブディスクリプションは、必要なスキル・経験を明記する関係上、実務経験がない新卒採用には不向きです。
新卒採用では、スキルよりもポテンシャルが重要です。即戦力人材の獲得を目的とした中途採用と違い、入社後さまざまな仕事を経験してもらうことで、将来の幹部となりうるゼネラリストの育成や、安定した組織成長を目的としています。
【参考】新卒採用が向いている企業とは？中途採用との違いとメリット・デメリットを解説
https://www.wantedly.com/hiringeek/recruit/new_graduate_merit/
2．組織が硬直化する恐れがある
ジョブディスクリプションによって業務範囲を定めると、ジョブローテーションや部署をまたぐ人事異動が制限され、組織が硬直化する恐れがあります。社員が業務範囲外の仕事に関心をもたなくなったり、部署間の交流が薄れてしまったりすることもあるでしょう。
企業の成長過程では、業務内容が大きく変化することも考えられます。ジョブディスクリプションによって業務範囲を限定してしまうと、柔軟な対応が難しくなることも留意しておきましょう。
ジョブディスクリプションの作り方
次に、ジョブディスクリプションの作成手順を4ステップで解説します。
1．対象職務の情報収集・ヒアリングを行う
まずは対象職務に関して、職務等級・職責・職務内容・権限の範囲・必須スキルなどの情報を集めましょう。このとき、企業の理想と現場の状況にギャップが生じるのを防ぐため、実際に対象職務を担当する社員へヒアリングするのが重要です。
ヒアリングは、複数名を対象に実施することで客観性と信頼性を上げられます。また、現場責任者にもヒアリングすれば、視座の異なる意見を取り入れられ、ジョブディスクリプションの精度をさらに高められるでしょう。
2．情報を精査する
次は、収集した情報を精査します。
対象職務の業務内容について、それぞれ「なぜ行うのか」「どのように行うのか」を考え、優先度・重要度・頻度によって分類しましょう。核となる業務を明確にするのがポイントです。
また、業務遂行に必要なスキルと習熟レベルを策定し、職務要件を定めていきましょう。
3．フォーマットに沿って情報を記載する
次は、2で精査した情報をもとに文章を記載していきます。
ジョブディスクリプションは、A4用紙一枚程度のボリュームが一般的です。限られたスペースですが、網羅的かつ具体的な内容を目指しましょう。
後ほど「ジョブディスクリプションの記載項目例」「ジョブディスクリプションの書き方・具体例（サンプル）」の章にてフォーマットを紹介しますので、ぜひ参考にしながら書いてみてください。
4．複数の視点で最終確認する
最後に、対象職務の担当社員・管理責任者・経営層など複数の視点で最終確認します。現場社員から見てギャップが生じていないかだけでなく、経営視点とのズレがないかも確認するのがポイントです。
なお業務内容は、企業戦略やビジネス状況の変化に応じて変更となる場合が考えられます。そのため、ジョブディスクリプションには変更の可能性がある旨を但し書きとして記載し、定期的に見直し・更新するようにしましょう。
ジョブディスクリプションの記載項目例
次に、ジョブディスクリプションに記載すべき項目・内容を7つに分けて解説します。
1．職種・職務名・職務等級
担当の職種・具体的な職務名・職務等級（役職）を明記します。
役職を明記することで、どのような立場で採用されるのかが明確になります。
2．所属・上司・部下
所属する部署・上司の役職・部下の人数を記載します。
上司と部下の情報を記載することで、組織編成や部署の規模がわかりやすくなります。
3．会社概要
事業内容や提供しているサービスなどを記載します。
創業の歴史やミッションにも触れると、企業の社会的価値や存在意義を伝えられます。
4．職務概要・期待されるミッション・業務目標・具体的な職務内容
職務の目的や具体的な仕事内容を明記します。ジョブディスクリプションのメインとなる部分です。
職務内容は、優先度や頻度に応じて重要度の高い順に記載します。また、記載した範囲を超えた業務を行う可能性を明示することで、トラブルを防止しましょう。
5．資格・経験・スキル・知識
職務遂行に必要な要素を明記します。
必須の資格（無資格だと業務ができない場合）以外は、限定しすぎないようにしましょう。ある程度幅をもたせて記述すれば、応募のハードルが下がり、応募数の増加が期待できます。
6．雇用形態・勤務時間・休日・勤務地・報酬
具体的な労働条件・報酬を記載します。求職者の誤解が生じないよう注意が必要です。
採用競合より高待遇・好条件を提示できれば、応募数の増加が見込めます。優秀な人材を採用したい場合は、可能な限りよい条件を提示しましょう。
7．福利厚生
法定福利・法定外福利の両方を記載します。
住宅手当（家賃補助）や通勤手当などの一般的な法定外福利に加えて、レジャー施設の利用や自己啓発サービスなど、ユニークな法定外福利があれば積極的にアピールしましょう。
ジョブディスクリプションの書き方・具体例（サンプル）
次に、ジョブディスクリプションの書き方・具体例を紹介します。
下記のサンプルは、管理職の立場でシステムエンジニアとしてプロジェクトを推進する、「プロジェクト・マネージャー」のジョブディスクリプションです。
ジョブディスクリプション導入・運用時の注意点
最後に、ジョブディスクリプションを導入・運用する際の注意点を3つ紹介します。
1．実務とのズレがないようにする
ジョブディスクリプションは、現場の実態と一致していることがもっとも重要です。
実務と相違があれば、正しい人事評価ができず、健全な組織運営の妨げとなります。また、求職者は入社後にギャップを感じ、早期離職してしまう恐れがあります。
現場社員へのヒアリングや情報収集を徹底し、実務に即したジョブディスクリプションを作成しましょう。
2．人事評価と連動させる
ジョブディスクリプションは、人事評価との連動も重要です。
人事評価は、ジョブディスクリプションに基づいた評価項目によって客観的に行わなければなりません。ジョブディスクリプションを無視した主観的な人事評価は、社員の不満につながります。
職務定義に忠実かつ公平な人事評価を行うことで、社員の納得度・モチベーション・生産性の向上を目指しましょう。
3．定期的に見直し・メンテナンスを行う
ジョブディスクリプションは、作成して終わりではありません。企業をとりまく環境は常に変化するため、現行のジョブディスクリプションが現場の実態に合わなくなることも考えられます。
ジョブディスクリプションが古い状態のままだと、適切な人事評価・採用ができないうえに、組織内の連携が上手く取れずに生産性が低下する恐れがあります。常に最新の内容となるよう、定期的に見直し・メンテナンスを行いましょう。
まとめ
企業が継続的に発展するためには、専門スキルをもったスペシャリストの存在が不可欠です。また、働き方や労働価値観が多様化する中、企業は労働者のニーズに柔軟に対応していかなくてはなりません。
企業の競争力を高めるのにもっとも重要なものは「人材の力」です。ジョブディスクリプションは、「人材の力」を発揮しやすい環境に導く有用な手段の1つといえます。
自社の現状と、ジョブディスクリプション導入のメリット・デメリットを考慮し、活用を検討してみてはいかがでしょうか。
