【ドタキャン防止】面接案内メールテンプレ10選

採用活動を円滑に進めるには、メールの返信速度が重要です。対応が遅くなると、応募者と連絡が取れなくなったり、他社で内定承諾をして辞退されたりなど、機会損失となる可能性があります。

今回は、スピーディーにメール対応をするために役立つメールテンプレートを11個紹介します。

低コストで自社にマッチする人材を採用する方法

月額5万円から利用できるWantedlyは、会社の目指すミッションや価値観への共感でマッチングする採用サービスです。

成果報酬0円、募集の掲載も無制限なため、採用単価を大幅に抑えることができます。

350万人いる登録ユーザーの特徴や、詳しい料金を知りたい方は、ぜひ資料をダウンロードしてください。

まずは無料ダウンロード

Contents

面接案内メールを送るときのマナー
面接案内メールに記載すべき5項目
面接案内メールでドタキャンや辞退を防ぐコツ
メールの対応工数を減らすならWantedlyがオススメ
面接案内メールのテンプレート10選【選考フェーズ別】
まとめ

面接案内メールを送るときのマナー

メールの書き方や内容によっては、企業イメージを著しく下げてしまう恐れがあります。候補者へ面接案内メールを送る前に、基本的なマナーを理解しておきましょう。

1．件名で用件を伝える

候補者がメールを見落とさないように、件名だけで大まかな内容がわかるようにしましょう。

メール件名の例
選考結果のご連絡【会社名】
◯月◯日オンライン面接のご案内【会社名】
◯月◯日最終面接のご案内【会社名】

用件だけでなく、企業名や日時を記載するとより丁寧な印象を与えられます。

2．宛名を記載する

ビジネスメール同様、冒頭には必ず宛名を記載しましょう。

宛名がテンプレートのまま「◯◯様」と空欄になっていたり、氏名の間違い・漢字の変換ミスがあったりすると、候補者の信用を大きく失ってしまいます。必ず一語一句確認しましょう。

宛名の例
一人ずつ送信する場合：◯◯ ◯◯様（フルネームで記載）
一斉送信する場合：弊社選考に応募いただいた皆様へ、各位　など

基本的にはフルネームで記載するのがオススメです。一人ひとりに対して丁寧に対応している印象を与えられます。

3．冒頭で感謝の気持ちを伝える

いきなり用件を伝えるのではなく、まずは応募や選考参加に対する感謝の気持ちを伝えましょう。用件のみを伝えてしまうと、機械的で冷たい印象を与えてしまいます。

感謝の気持ちを伝える文章の例
「この度は、弊社にご応募いただきありがとうございます。」
「先日は面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。」

たった一言感謝の言葉があるかないかで、企業の印象は大きく変わります。合否に関わらず、一人ひとりの候補者に対してきちんと敬意や感謝の気持ちを示しましょう。

面接案内メールに記載すべき5項目

次に、面接案内メールに記載すべき項目を解説します。候補者を安心させ、問い合わせの数を減らすためにも、以下の5項目は漏れなく記載しましょう。

1．面接の日時・所要時間

面接の日時はもっとも重要な項目です。ひと目でわかるよう、簡潔に記載しましょう。

記載例
【日時】◯月◯日（◯）◯◯：◯◯〜
※所要時間は約◯分を予定しております

残念なことに、所要時間を記載していないケースは多く見られます。何分くらいかかるのか知りたくても、所要時間を問い合わせるのは失礼だと感じてしまう候補者もいるため必ず明記しましょう。

2．面接会場

面接の場所は、細かく丁寧に記載しましょう。候補者の不安を減らせるだけでなく、当日の問い合わせ対応も減らせます。

対面面接の場合
【面接会場】
◯◯株式会社　本社◯階　第◯会議室
住所：東京都◯◯区◯◯ ◯-◯◯
地図：https://goo.gl/maps/◯◯◯
アクセス：JR◯◯駅より徒歩◯分

オンライン面接の場合
【面接URL】
ZOOMにてオンライン面接を行います。
当日は下記URLよりご参加ください。
URL：https://zoom.us/◯◯◯

面接会場の地図は、GoogleマップのURLを貼付するのがオススメです。面接会場にはじめて行く候補者の目線に立って考え、必要な情報はすべて記載しましょう。

また、以下の記事ではオンライン面接をスムーズに進めるコツを解説しています。ぜひあわせてご確認ください。

【参考】オンライン面接（Web面接）をスムーズに進めるポイントを解説https://www.wantedly.com/hiringeek/recruit/online_interview/

3．受付場所

対面面接の場合、受付場所も記載しておくとより親切な印象を与えられます。

記載例
【受付】
本社◯階にて、面接開始15分前より受け付けております。
到着しましたら、内線◯番人事部◯◯宛にご連絡ください。

当日は早めに会場へ向かう候補者がほとんどです。面接開始の何分前から受付しているかわかれば、遠方から参加する候補者も安心して臨めるでしょう。

4．持参物・服装

当日候補者に持ってきてほしいものがあれば必ず明記しましょう。「書かなくてもきっと持ってくるだろう」と思わないこと、とくに必要なものがないなら「なし」と明記することが大事です。

また、服装の指定がある場合はきちんと記載しましょう。とくに新卒採用の場合、私服参加OKの企業も増えてきています。候補者の混乱を防ぐため、私服かスーツか明記し、「服装自由」などといった曖昧な表現は避けましょう。

記載例
【持参していただくもの】履歴書・筆記用具
【服装】私服でお越しください or スーツでお越しください

5．緊急連絡先・担当者名

緊急連絡先および担当者名を記載しておけば、当日トラブルがあった場合、すぐに候補者から連絡がもらえます。

とくにオンライン面接の場合、インターネット環境や機材の不具合で時間通りにログインできないこともあるかもしれません。万が一の場合に備えて、以下のように記載しましょう。

記載例
【緊急連絡先】
人事部　◯◯ ◯◯（フルネームフリガナ）
TEL：080-1234-××××

担当者名はフルネームで記載し、ふりがなをふっておくとより親切です。

面接案内メールでドタキャンや辞退を防ぐコツ

面接案内メールを送っても、当日ドタキャンされてしまったり、選考を辞退されてしまうケースは少なくありません。ドタキャンや辞退などの機会損失を最小限に抑えるためには、次の2点を実施しましょう。

1．面接の2〜3日前にリマインドメールを送る

面接のドタキャンを防ぐために、2〜3日前までにリマインドメールを送付しましょう。スケジュールに問題がないかどうかあらためて確認し、再度、面接場所やオンライン面接のURLを記載すると親切な印象を与えられます。

また、文末に「お会いできるのを楽しみにしています。」と一言添えれば、候補者を歓迎している気持ちを伝えられるでしょう。

2．選考結果通知は早めに送る

候補者は、同時に複数社の選考を受けています。また、多くの企業が内定承諾期限を設けているため、候補者は限られた期間の中で内定承諾・選考辞退の判断をしていかなければなりません。

次々と決断していかなければならない候補者にとって、選考結果通知が遅い企業の優先度は低くなります。たとえ合格だったとしても、「選考結果通知が遅い＝企業からあまり評価されていない」と感じる候補者もいるでしょう。

選考結果通知が早ければ早いほど、候補者は「自分を高く評価してくれている」と感じ、志望度や企業への信頼度が高まります。面接終了時にその場で合格を伝えるのも有効な手段です。

もし合否判定に時間がかかりそうな場合は、「結果は1週間以内にお知らせします」などとあらかじめ通知期限を伝えておくとよいでしょう。

メールの対応工数を減らすならWantedlyがオススメ

近年ではチャット形式で連絡がとれる採用ツールも増えています。

「メールにかける工数を減らしたい」
「候補者とカジュアルにやりとりをしたい」

このように考えている場合は、チャット型の採用ツールを検討してみるのも良いでしょう。

ビジネスSNSの「Wantedly」では、スカウトや募集で繋がった候補者とダイレクトメッセージを通じて選考を進めます。母集団形成から選考後のフォローまで、1つのプラットフォームで完結できるため、候補者の負担も軽減できる点が特徴です。

以下の資料で機能や料金について詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

▶Wantedlyのサービス資料を無料ダウンロードする

また、株式会社スタートラインでは、Wantedlyを利用して大幅に採用における工数を減らすことができています。こちらの事例もぜひあわせてご覧ください。

【参考】一度は失敗したダイレクトスカウトで新卒採用の基盤をつくった秘訣
https://www.wantedly.com/customer_stories/149

面接案内メールのテンプレート10選【選考フェーズ別】

選考フェーズ別に計10個のメールテンプレートをご用意しました。下記の5パターンにわけて紹介していきますので、ぜひ自社の選考フェーズにあわせてご活用ください。

面接案内メールのパターン
1．応募受付
2．書類選考
3．対面面接
4．オンライン面接
5．選考結果通知

1．応募受付時のメールテンプレート

求職者から応募がきた際に対応するメールテンプレートと、選考前にカジュアル面談を実施する場合のメールテンプレートを紹介します。応募が完了していることをお知らせするためにも、応募に対する感謝のメールを送りましょう。

応募受付後の挨拶

求職者が応募してくれた際は、先んじて感謝や挨拶を兼ねたメールを送りましょう。採用担当者宛ての連絡先を記載しておくと、求職者からも連絡が取りやすくなります。

件名：ご応募を受け付けました / 会社名
本文：◯◯様
こんにちは。◯◯株式会社　採用担当の◯◯と申します。
この度は、弊社◯◯職にご応募いただきありがとうございます。
今後の選考に関しまして、追って担当よりご連絡いたします。
恐れ入りますが、今しばらくお待ちください。
なお、選考に関してご不明点などがございましたら、下記連絡先までお気軽にお問い合わせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
署名

カジュアル面談の案内

選考前にカジュアル面談を実施している場合は、その旨を伝えましょう。オンラインまたは対面、どちらの方法で実施するのか、面談ではどんな話をするのかなど、具体的にイメージできるよう概要を記載すると、候補者も心の準備ができます。

件名：カジュアル面談のご案内 / 会社名
本文：◯◯様
こんにちは。◯◯株式会社　採用担当の◯◯と申します。
この度は、弊社◯◯職にご応募いただきありがとうございます。
弊社では、選考前に「カジュアル面談」を設けております。
採用担当が企業概要や業務内容、働き方など、ざっくばらんにお話させていただきます。
◯◯様のご希望もお伺いできればと思いますので、当日聞いてみたい点がございましたら、お気軽にご質問ください。
面談はオンライン形式で、所要時間は約40分〜60分を予定しております。
つきましては下記日程にてご都合のよろしい日時をご連絡いただけますと幸いです。
【カジュアル面談候補日】
第1希望：◯月◯日（◯）　◯：◯〜◯：◯
第2希望：◯月◯日（◯）　◯：◯〜◯：◯
第3希望：◯月◯日（◯）　◯：◯〜◯：◯
上記日程以外でも調整可能ですので、もしご都合があわなければ遠慮なくお申し付けください。
それでは、ご連絡お待ちしております。
署名

Wantedlyでは、カジュアル面談の運用に悩む方々のために、カジュアル面談で必ず知っておくべき知識や失敗しないための方法などのノウハウを1つの資料にわかりやすくまとめました。ぜひあわせてご確認ください。

▶カジュアル面談のノウハウ資料を無料ダウンロードする

2．書類選考時のメールテンプレート

書類選考をする際に活用できるメールテンプレートを紹介します。不合格の場合でも、選考を受けてくれた感謝が伝わるよう丁寧に対応しましょう。

書類送付の依頼

件名：履歴書・職務経歴書送付のお願い / 会社名
本文：◯◯様
こんにちは。◯◯株式会社　採用担当の◯◯と申します。
この度は、弊社◯◯職にご応募いただきありがとうございます。
今後の選考に伴い、履歴書および職務経歴書の送付をお願いしております。
（ポートフォリオをお持ちの方は、あわせて送付ください。）
お手数をおかけいたしますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
ご不明点などございましたら、お気軽にお問い合わせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
署名

書類選考の合格通知・一次面接の日程調整

件名：選考結果のご連絡と一次面接のご案内 / 会社名
本文：◯◯様
こんにちは。◯◯株式会社　採用担当の◯◯です。
この度は、弊社にご応募いただきありがとうございました。
書類選考の結果、ぜひ一次面接に進んでいただきたく思います。
早速ですが日程調整を進めてまいりますので、一次面接の候補日を複数いただけますでしょうか？
面接は、ご来社いただき対面で行う予定です。所要時間は◯分程度を予定しております。
【一次面接候補日】
第1希望：◯月◯日（◯）　◯：◯〜◯：◯
第2希望：◯月◯日（◯）　◯：◯〜◯：◯
第3希望：◯月◯日（◯）　◯：◯〜◯：◯
【面接会場】
◯◯株式会社　本社◯階　第◯会議室
住所：東京都◯◯区◯◯ ◯-◯◯
地図：https://goo.gl/maps/◯◯◯
アクセス：JR◯◯駅より徒歩◯分
それでは、お返事をお待ちしております。
何か不明点などあれば、お気軽にご連絡ください。
署名

書類選考の不合格通知

件名：選考結果のご連絡 / 会社名
本文：◯◯様
こんにちは。◯◯株式会社　採用担当の◯◯です。
この度は、弊社にご応募いただきありがとうございました。
いただいた書類をもとに慎重に選考を進めた結果、ご希望に添いかねることとなりました。
恐縮ですが、ご理解いただけますと幸いです。
これまでお預かりした書類は、弊社にて破棄いたします。ご了承ください。
末筆ではございますが、今後のご健勝をお祈り申し上げます。
署名

3．対面面接時のメールテンプレート

対面で面接をする際に役立つメールテンプレートを紹介します。来社場所がわかりにくい場合は、補足説明をくわえると丁寧です。

面接当日の詳細案内

件名：◯月◯日一次面接の詳細 / 会社名
本文：◯◯様
こんにちは。◯◯株式会社　採用担当の◯◯です。
一次面接の日程調整、ありがとうございました。
面接詳細のご案内です。下記、ご確認ください。
【日時】◯月◯日（◯）◯◯：◯◯〜
※所要時間は約◯分を予定しております
【面接会場】
◯◯株式会社　本社◯階　第◯会議室
住所：東京都◯◯区◯◯ ◯-◯◯
地図：https://goo.gl/maps/◯◯◯
アクセス：JR◯◯駅より徒歩◯分
【受付】
本社◯階にて、面接開始15分前より受け付けております。
到着しましたら、内線◯番人事部◯◯宛にご連絡ください。
【持参していただくもの】履歴書・筆記用具
【服装】スーツでお越しください
【緊急連絡先】人事部　◯◯ ◯◯（フルネームフリガナ）
TEL：080-1234-××××
以上です。
選考に関しまして、不明点などあればお気軽にご連絡ください。
それでは、当日お会いできることを楽しみにしております。
署名

4．オンライン面接時のメールテンプレート

オンライン面接をする際に役立つメールテンプレートを紹介します。オンラインURLの記載漏れや、リンク間違いがないよう気をつけましょう。

オンライン面接当日の詳細案内

件名：◯月◯日オンライン面接の詳細につきまして / 会社名
本文：◯◯様
こんにちは。◯◯株式会社　採用担当の◯◯です。
一次面接の日程調整、ありがとうございました。
オンライン面接詳細のご案内です。下記、ご確認ください。
【日時】◯月◯日（◯）◯◯：◯◯〜
※所要時間は約◯分を予定しております
【面接URL】
ZOOMにてオンライン面接を行います。
当日は下記URLよりご参加ください。
URL：https://zoom.us/◯◯◯
【用意していただくもの】スケジュール帳・筆記用具
【服装】私服でご参加ください
【緊急連絡先】
人事部　◯◯ ◯◯（フルネームフリガナ）
TEL：080-1234-××××
以上です。
選考に関しまして、不明点などあればお気軽にご連絡ください。
それでは、当日お会いできることを楽しみにしております。
署名

5．選考結果通知のメールテンプレート

選考結果を連絡する際に役立つメールテンプレートを紹介します。メール送付時は、合格・不合格問わず、企業に興味を持ってくれたお礼を伝えましょう。

採用通知

件名：選考結果のご連絡 / 会社名
本文：◯◯様
こんにちは。◯◯株式会社　採用担当の◯◯です。
先日は面接のお時間をいただき、ありがとうございました。
慎重に選考を進めた結果、ぜひ◯◯様にご入社していただきたく存じます。
下記に、今後の対応に関して記載しておりますので、ご確認のうえお返事いただけますでしょうか。
【今後のスケジュール】
※内定後のプロセスを記載します（内定承諾期間や入社日など）
不明点などありましたら、お気軽にご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
署名

不合格通知

件名：選考結果のご連絡 / 会社名
本文：◯◯様
こんにちは。◯◯株式会社　採用担当の◯◯です。
先日は面接のお時間をいただき、ありがとうございました。
弊社にて慎重に選考を行いましたが、ご希望に添いかねる結果となりました。
貴重なお時間をいただいたなか心苦しいですが、ご理解いただけますと幸いです。
これまでお預かりした書類は、弊社にて破棄いたします。ご了承ください。
末筆ながら、◯◯様の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。
署名

辞退者への返信

件名：辞退の申し出を受け付けました / 会社名
本文：◯◯様
こんにちは。◯◯株式会社　採用担当の◯◯です。
この度は、弊社◯◯職にご応募いただきありがとうございました。
大変残念ではございますが、選考辞退のご連絡を受け付けました。
これまでお預かりした書類は、弊社にて破棄いたします。ご了承ください。
末筆ながら、◯◯様の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。
署名