内定通知書は、求職者に向けて採用内定決定を知らせるためのものです。発行の法的義務はなく、記載内容にも定めはありません。
とはいえ、多くの企業が発行する内定通知書には記載しておきたい項目があります。本記事では、内定通知書にどのような内容を記載すればよいのか、発行のタイミングや送付方法を解説するとともに、すぐに使えるテンプレートを紹介します。
選考から入社後まで意識すべき候補者体験については以下の記事で解説しています。ぜひ合わせてご覧ください。
https://www.wantedly.com/hiringeek/recruit/recruiting_textbook_3
▶採用担当者向け！3分でわかるWantedly概要資料を無料ダウンロードする
新卒採用を成功させる新常識を解説
ここ最近の新卒採用は難易度が高く、既存の就活ナビサイトだけでは難しい時代が続いています。
新卒採用に悩む方々のために、就活ナビサイトに頼った採用から脱却し、優秀な学生を継続して採用できる方法を1つの資料にまとめました。
以下から資料をダウンロードして、これからの新卒採用に必要な知識を身につけましょう。
内定通知書とは
内定通知書とは、内定したことを求職者に通知する書類のことです。発行自体に法的義務はありませんが、内定者とのトラブルを防止する目的もあり、ほとんどの企業が内定通知書を送付しています。
内定の定義
内定とは、求職者と企業の間で雇用契約の合意が取れた状態を指す言葉です。つまり、内定の決定は求職者と企業の間で労働契約が結ばれたことを意味します。なお過去には、内定が通知された時点で「始期付き・解約権留保付きの労働契約が成立した」とされた判例もあります。
よって、内定決定後の企業からの内定取り消しは解雇に相当すると考えられます。書面で内定を通知せず、口頭で知らせたとしても同様です。いわゆる内々定も内定と同様に扱われます。
内定通知書と採用通知書の違い
内定通知書と似たものに採用通知書があります。採用通知書は、その名の通り求職者に対して採用を知らせる書類です。
採用とは、求職者が採用試験に合格した状態を指します。採用通知書の扱いは企業によって異なり、いち早く採用を知らせるために内定通知書の前に送付する企業も。また、内定通知書と同じ意味合いで採用通知書を内定者に送付する企業もあります。
内定通知書と労働条件通知書の違い
労働条件通知書は、雇用契約を結ぶ際に求職者に対して送付する書類です。労働契約の期間や就業場所、業務内容、終業時刻、賃金の計算方法、解雇や退職に関する事項を記載します。
労働条件通知書は、内定通知書とともに送付する企業もあれば、入社日に直接渡す企業もあります。ただし、内定は労働契約に相当するため、内定のタイミングで労働条件を知らせた方が望ましいでしょう。
内定通知書の書き方
前述の通り、内定通知書の作成・送付に法的義務はないため、記載する内容にも定めはありません。何を記すのかは企業側の自由です。
とはいえ、内定を通知する目的に沿った項目を記載すべきでしょう。ここからは、内定通知書の記載事項や記載方法を紹介します。
【参考】内定通知書の内容とは？必須項目や法的効力・注意点を解説
https://www.wantedly.com/hiringeek/recruit/notification_contents/
内定通知書の記載事項
内定通知書には一般的に次の事項を記載します。
- 応募へのお礼
- 内定の決定
- 必要書類
- 入社日
- 採用担当者の連絡先
まずは応募へのお礼と内定が決定した旨を伝えましょう。次に、入社する意思を示す内定（入社）承諾書や入社宣誓書に署名捺印を行い、指定の期日までに返送してほしいことを記載します。書類の返送に必要な返送用封筒も同封しましょう。
そのほか、入社日と採用担当者の連絡先も記入します。
内定通知書の記載方法
内定通知書は一般的なビジネス書類と同様の書式でかまいません。年月日と企業名、企業印などを右端に、内定者の氏名を左端に、タイトル（内定通知書）を中央に記します。
文面は拝啓からはじめ敬具で締めます。内容には前述の事項を記載し、別記に添付書類と返送期日を書き記しましょう。最下部には採用担当者の連絡先を右寄せに配置すれば、内定通知書の体裁が整います。
印刷・郵送を前提とする場合、A4サイズで作成するとよいでしょう。
テンプレートを利用する
記載事項もれのない書面の作成には、テンプレートを利用するとスムーズです。いちから書類を作成する手間と記載事項もれを確認する手間を省けます。
内定通知書の例文・テンプレート
内定通知書の作成を効率化できる、内定通知書の例文とテンプレートを紹介します。
新卒内定者向けの内定通知書
新卒内定者向けの内定通知書では、入社までの間の学生生活に一言触れるなどすると、入社を歓迎している気持ちがより伝わりやすくなります。
中途内定者向けの内定通知書
中途内定者向けの内定通知書の内容も、新卒内定者向けとほとんど同じでかまいません。
内定通知書を送るタイミング
内定通知書は、内定が決定次第早急に送付します。内定通知が遅れることで、内定者の入社意欲が下がる可能性があるためです。
新卒内定者に対しては、毎年発表される経団連（日本経済団体連合会）の「採用活動に関する指針」に基づき、「正式な内定日」以降に送付するのが望ましいでしょう。
ちなみに同指針では、2022年度の新卒採用における正式な内定日を卒業・修了年度の10月1日としています。
内定通知書の送付方法
内定通知書を送付する方法は、企業や応募元によってまちまちです。郵送の企業もあれば、メールで送付したうえで郵送する企業もあります。学校からの推薦応募では、学校に送付します。
1．メールで内定通知書を送付する方法
選考過程で合否をメールで知らせると伝えている場合は、内定者本人に内定通知メールを送付します。
メールの文面は前述した内定通知書と同様です。一般的には、メールで通知した後さらに内定通知書および各種書類を郵送します。
2．学校宛に内定通知書を送付する方法
高校や大学の推薦を得て応募している内定者には、学校宛てに内定通知を郵送します。
書き方は前述した内定通知書と少し異なります。宛先を学校の進路指導担当者にして、推薦のお礼を記載しましょう。内定した学生と不採用の学生を下記事項に連ね、文面には不採用理由をお知らせする方法を書き記します。
3．郵送で内定通知書を送付する方法
内定通知書を郵送する場合、速達や簡易書留を選択しても問題ありません。封筒には「親展」の文字を入れ、必ず本人が開封・確認するようにします。
返信が必要な書類を同封する場合は、切手を貼付し宛先を記した返信用封筒も同封しましょう。添え状を添付する場合、内定通知書には内定を通知する旨を記載し、添え状に添付書類の詳細などを記します。
採用から内定後のフォローまでWantedlyで完結
採用活動から内定後のフォローまで、採用担当者が行う業務は数多くあります。フェーズごとに複数のツールを使い分けて、求職者とコンタクトを取っている採用担当者も多いでしょう。しかし、それでは採用担当者の業務負担が大きくなってしまいます。
採用活動を効率的かつ円滑に行うべく、採用から内定者フォローまでを一貫して行えるWantedlyの活用をご検討ください。求人掲載からスカウト、内定者フォローもWantedly上で完結します。
SNS拡散機能もあり、より多くの候補者にアプローチできるほか、内定者とのコミュニケーションもスムーズです。
まとめ
内定通知書の発行の有無は各企業の判断に委ねられます。
ただし、内定者の入社意欲を高めたい、内定辞退を防ぎたい場合は内定後なるべく早く内定通知書を送付しましょう。
書き方に困ったときには、本記事で紹介したテンプレートをぜひご活用ください。
「そもそも、自社の採用がなぜうまくいかないかわからない」
という方は、「なぜ採用がうまくいかないのか」について解説した、以下の記事からご覧ください。
採用への考え方をアップデートすることで、自社にマッチした人材の採用に繋がるでしょう。
【採用の新常識】上手くいかない採用から脱却するために必要な考え方
https://www.wantedly.com/hiringeek/recruit/recruiting_textbook
