オフィス移転、コロナ禍そして新しい働き方。人事・総務グループの4ヶ月間レポ

みなさん、こんにちは。オープンエイト広報担当です。

オープンエイトでは、毎月1回“ALL STAFF MEETING”という全社ミーティングが開催されます。
各事業部がどのようなミッションを持ち、日々業務に取り組んでいるのかを共有し、会社全体の理解を深めています。こうした機会を通して、社員一人一人が月間の成果や今の自分の立ち位置を振り返ります。また、会社のミッションやビジョンを起点として業務について考えることで、社員一人ひとりの「圧倒的頂点思考」を高めています。

この“ALL STAFF MEETING”では、オープンエイトの行動指針である3つのValue「Keep Moving」「Break the Border」「Play for Team」を最大限に発揮して、会社に貢献した部署や社員を表彰する「GOOD SHARE」というコーナーがあります。

今回の広報ブログでは、今月の「GOOD SHARE」として表彰された、オープンエイトの人事・総務グループの取り組みについて紹介していきます！

コロナ禍の影響を鑑み、在宅勤務への切り替えを早い段階で踏み切った、オープンエイト。
現在のオフィスに引っ越しをして間もないころだったこともあり、移転に伴う社内整備、採用に関する面接、新入社員手続きや研修、在宅勤務への切り替えに伴う社員へのサポートを全て平行して行ってきました。

通常業務に加え、人事・総務グループが取り組んだミッションは、３つ。

①コロナ感染拡大から社員を守ること
採用に関する面接を全てオンライン化し、たった数日でフローを策定、スムーズに移行が完了しました。また、新卒社員のオンライン入社式、やＯＪＴ、中途社員の入社手続きがスムーズに遂行できるよう綿密に調整をしました。それに加え、勤怠管理のオンライン化など、社員のコロナ感染を防ぐため迅速に対応しました。

②NEW NORMALにおける働く環境のフォロー
6月より導入された「新しい働き方」に対応した、オフィスレイアウトの変更。
「ソーシャルディスタンス」を取り入れ、デスク間の距離を２m以上空けて配置。オフィスにおける「3密」が発生しないように配慮するとともに、出社時の検温、除菌用アルコールの配置、ロボット掃除機を導入して常にオフィスが清潔な状態に保てるような工夫など、細かな点にも気を配り、働く環境の整備を行いました。

③オンライン施策による組織の活性化を図ること
社内プラットフォームのアンケートで社員の声を取り入れながら、なんと5月末までで44回のオンラインイベントを企画・開催！それぞれ、時間帯により、「朝活」「昼活」「夜活」と名付けられ、朝のエクササイズや社員対談、お料理教室、仕事や自己啓発に繋がるようなコンテンツを展開することで、社員同士のコミュニケーションの活性化だけでなく、こころとからだの健康までサポートしてきました。

これら3つのミッションを見事に達成し、GOOD SHAREを受賞した人事・総務グループのメンバーに工夫してきたことを聞いてみました。

社員とのコミュニケーションが大事な部署なので、まずは自らがチームメンバーと密に会話することを心がけているそう。とても仲良しのチームで、仕事のことだけでなく、ふと思ったことや自分が感じていること、オンでもオフでも気軽にコミュニケーションができる関係。チームメンバーの距離感が近いことが、みんなが気に入っているポイントなのだとか。

2か月で44回ものオンラインイベントという偉業を成し遂げた！ことについても聞いてみると、社員への配慮やケアに関するプロフェッショナルさを感じました。

イベントごとに開催時間や内容等を調整して、社員が気軽に参加できるタイミングを考えたり、楽しんでもらえるような社内告知用のクリエイティブを作成したり、イベント当日のぎりぎりまで調整に調整を重ね実行してきたそうです。
オンラインイベントは、オープンエイトの社員にとっても、人事・総務グループにとっても初めての試み。イベントの最後に一言「楽しかったです！」「次も楽しみにしてます！」という社員からの声を聞くと喜びもひとしお。人事・総務グループは今後もオンラインイベント開催を続々と企画しています。

それでは、人事・総務グループの取り組みを、リモートワークを支援するインハウス動画AI自動動画編集クラウド「VIDEO BRAIN（ビデオブレイン）」でお届けします♪

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