【社員突撃レポート第2弾】営業課を支える事務職にインタビュー！！

はじめまして、リーシング課　徳山と、タスクマネージメント課　藤田と、入金管理課　小山です。

前回は、リーシング課の先輩へインタビューをさせて頂きました。

就活生必見～新卒社員による突撃インタビュー・リーシング課って何しているの？～ | 株式会社フェニックス管理 (wantedly.com)

そして、今回はそんな営業職を支える営業事務を私たちがご紹介します。

営業事務は大きく分けて2種類あります。1つ目は、リーシング課が取ってきた契約の書類作成を担当する部署、タスクマネージメント課（TM課）。2つ目は、初期費用の入金確認や日々の家賃回収を担当する部署、入金管理課です。お客様が入居から退去するまでこのような流れがあります。

黄色はTM課が担当し、そのほかにも追加契約（駐車場や駐輪場）や名義変更などお客様の対応をしています。突然入る依頼が多いので臨機応変に対応しています。また、TM課は他部署と関わる機会が多い為、日々のコミュニケーションが大切にしながら、お客様の入居から退去までをサポートしています。

　　　　　　　　　　　【TM課1日のスケジュール】

8：45　出社

9：00　業務開始

前日にきたメールなどをチェックしていきます。

9：15　課の朝礼

課員一人一人の１日の予定を報告し合うので、その日のスケジュールを把握することができます。

9：25　チラシの更新業務

社内や、仲介業者様にお渡しするお部屋のチラシを最新の情報にしていく作業です！

10：00　契約書作成

営業から作成依頼のきたお部屋の契約書を作っていきます。物件ごとに作成内容が違うことがあるので、単調な作業にならずやりがいを感じます。

12：30　お昼休憩

会社の近くにお店が多くあるので、そこでランチを食べています。　　　　　　　　　　　　　　　　　以前、新入社員が会社周辺のランチをご紹介した記事がこちらです。ぜひ、ご参照ください。

必見！！～新入社員のお昼休憩の過ごし方～ | 株式会社フェニックス管理 (wantedly.com)

13：30　カギの郵送

入居する日が近づいているお部屋の鍵を仲介業者様に郵送していきます。仲介業者様が直接取りに来られることもあります！！これは弊社の受付で鍵渡しをする瞬間をイメージして撮影しました。笑

15：00　入居者様からの問い合わせ対応

問い合わせの内容がたくさんあるので、入居者様に合わせた対応をしていきます。

16：40　名義変更について入居者様に電話

契約者の名前を変更したいお客様に、手続きの手順や費用の案内を行います。

17：20　追加契約について家賃の保証会社様に連絡

駐車場・駐輪場の追加や名義変更があったときには、保証会社様に連絡をする必要があります。そのため、保証会社様とも連絡を取り合うことが多いです。

18：00　翌日の仕事の準備

翌日に行う仕事をまとめて、忘れないように社内スケジュールへ入力し1日の業務日報を作成。

18：30 退社

仕事終わりに一杯だけ飲みに行くこともあります。頑張ったあとのビールは格別です（笑）

ここからは入金管理課についてご紹介します。

水色は入金管理課が担当しています。ぱっと見では業務が少ないようにも見えますが、一つ一つの業務にお金が関わってくるため非常に責任の大きな仕事です。特にお客様が入居中の対応が多く、日々の家賃の管理、水道代やガス代など変動費の請求業務があります。また、火災保険の期限が切れてしまったお客様へ更新、再加入依頼の電話を行っています。そのほかにも、オーナー様に提出するデータ・書類作成を行っています。入金管理をするうえで、家賃の保証会社と関わることも多い部署になっています。

　　　　　　　　　【入金管理課1日のスケジュール】

8：30　出社

9：00　掃除・朝礼

掃除は当番制で行っています。朝礼では、課内で行動予定を共有しています。

9：20　入金処理

お客様からお預かりした家賃をシステムに入力します。処理に漏れがないか、自分で確認も行います。

11：00　アットプロ入力

マンションのオーナー様が見るシステムにお客様からの家賃を入力します。

12：30　お昼休憩

自分で作ったお弁当も社内のランチルームで食べることができます！休憩スペースがオフィス内にある為、自炊している社員がお昼の時間に集まります♪

13：30　保証会社に変動費請求

お客様の多くに家賃を保証してくれる会社に加入して頂き、その会社を通して家賃を回収しています。　そのため、水道代やガス代などの変動するものがあれば連絡を行って、家賃とともに回収しています。

15：00　入金の2重（ダブル）チェック

システムには手入力で処理を行っています。あってはならない事ですが、処理が漏れてしまうこともあります。そういったミスでお客様に迷惑をおかけしないために、自身が入力してしないものを、再度チェックをしていきます。

17：00　火災保険勧誘連絡

お客様には、水漏れをしてしまった時などの為に、保険に加入していただいています。なかには、更新を忘れて期限が切れてしまっているお客様もいます。その方に再度加入してもらうために、電話案内を行います。この業務は、会社の売り上げにつながるものなので、課内で案内をする日を決めて実施しています。

18：00 退社

帰宅後、時間にゆとりがあるときにはデザートを楽しんだりしています

そしてここからは、実際にフェニクス管理で事務職として働く社員3名にインタビューを行いました！

新入社員の平本さん(TM課：写真左)、3年目の臼井さん(TM課：写真真ん中)、中途採用3年目の松本さん(入金管理課：写真右)にお話を伺いました！！

--入社前と入社後で感じたギャップ

臼井：特にギャップは感じませんでした。私自身何事もなるようになると考えているので入社前に想像はしませんでした。逆に、社会人になって不動産の知識等がなかったので、自分ができるのか不安の方が大きかったですが、若い社員が多いこともあり入社時から相談しやすい環境はありました。

平本：入社前は営業職のサポートというイメージが強かったです。しかし、いざ入社してみると想像以上に責任感のある業務が多く、営業職と同様に会社の先陣に立って働くことができます。

松本： 自分が想像していたより繁忙期と閑散期の差が大きかったです。繁忙期については自ずと業務量が増える為、少しでも効率的に業務を進められるよう、自分の仕事をコントロールし定時までに終わらせることを心掛けています。閑散期は比較的業務も落ち着いているので、仕事終わりの時間を楽しんでいます。

--仕事後や休日をどのように過ごしていますか

臼井：仕事後は家に帰って自炊をしたり、予定が合えば社員も含め友人とご飯を食べに行ったりしています。休日は映画を見たり、体を動かしたり、どこかに足をのばして気分転換しています。

平本：同期や先輩とごはんに行くことが多いです。最近はゴルフにはまりつつあるので、打ちっぱなしに行ったりコースを周ったりもしています！

松本：仕事終わりはよく気の合う同僚と美味しそうなお店を探してはご飯に行き、仕事の疲れを癒しています。休日は家でゆっくり過ごしたり、身体を動かしたりしてリフレッシュしています。

--どんな学生生活を送っていましたか

臼井：大学では体育の教員免許取得を目指しつつ、部活はバレーボールを行っておりました。朝起きて授業に向かい、夕方頃から部活という生活が基盤でした。リーグ戦などの季節になると土日は2日間試合を行い、夜はその足でバイト先にという生活でした。勉強、部活、バイトのサイクルをずっとこなしていました。特に部活は週5回であり、夏休みと冬休みに関しては朝部活、夕方から終電前までバイトでした。今考えるとかなりハードスケジュールですね（笑）

平本：毎日バイトと遊びに明け暮れていました。今となっては恐ろしい生活を送っていました（笑）

松本：季節ごとのイベントやスポーツをしていました。夏は海やバーベキュー、冬はスノーボードなどゆっくりする日はないぐらいアクティブに過ごしていました。

--職場の雰囲気を教えてください

臼井：一言でいうとかなり風通しがいい会社です。新入社員でも取締役や社長に提案を持ち掛ける事ができ、逆に提案をもってきてほしいと言われるほどです。各部署で大まかな業務のフローはありますが、自分の意見を提案し実行に移せることは、多様なニーズに寄り添うことができると思います。自ら発信、提案したものを形にできたときは個人の実力を上げる事にもつながり、結果自分の自信になることは間違いないと思います。また、年齢層としては新卒採用に力を入れているのもあり、20代が多く中途社員の方も気さくな方が多いので仕事がしやすい環境です。

平本：とても活気のある職場です。特に私の所属しているＴＭ課は、他部署との連携が多い部署なので常に会話が飛び交っています。業務上でのコミュニケーションが非常に多いので、自ずと社員同士の距離も業務を通じて縮まっているような気がします。笑

松本：社員同士年齢問わず仲も良く、オンオフしっかりしていて、分からないことがあれば質問などしやすい環境だと思います。私自身、後輩を教える機会が増えてきたので、話しかけてもらいやすい空気を作る用に意識してます。

--入社一年目で大変だったことは？

臼井：専門知識がゼロだった為、用語を覚えつつも仕事の流れを学んでいったので、覚えることが多くとても大変でした。1年目は営業として配属でしたので自分が担当する物件の特徴から立地、各部屋の募集条件も覚えつつ、不動産のプロの仲介業者様と電話で条件交渉等を行っていました。当時はミスがかなり多く、怒られてしまうことがあり大変でしたが支えてくれる上司や先輩のおかげで今の自分があると思っています！

平本：インプットしたものをアウトプットできるようになるまでが大変でした。教わったことを自分のものにするために、何度も頭の中でイメージトレーニングを行うようにしていました。新入社員研修で基本となる知識は十分に教えていただきましたが、いざ実践となると思うようにいかず苦労しましたが、一つ一つ意識して身に付いたな。と思えることはやりがいにもつながります。

松本：入社時のことは記憶が薄れていますが、今でも悩まされるのが、どの入居者の入金なのかを特定することです。システムには登録されていない名前での入金があった際は営業担当や総務課、銀行にまで問い合わせることもあるので、時間がかかり大変です。

--仕事をしていて一番うれしかったことは？

臼井：入居者様よりリクエストを頂き、早期に対応した際にお褒めの言葉を頂きました。今後も入居者様の満足度向上頂けるように、迅速な対応を心掛けたいと思いました。

平本：同期に会えたことです。しんどいことがあっても社内でみんなと話すと一気に安心できます。普通は仕事であった出来事を答えるべきかと思いますが、真っ先にこれが浮かんでしまいました（笑）

松本：事務職でも、目標件数を達成した際には報奨金があります。何度か目標を達成し、報奨金をいただいた時は、やりがいにも繋がりますし、嬉しいです。

今回は、フェニックス管理の事務職を詳しくご紹介いたしました。いかがでしたでしょうか？

もちろん、毎日同じような動きをしているわけではありませんので、その日によって臨機応変に働いています。ルーティンワークにならないことも日々の刺激につながっています。

そして、営業職だけが会社の売り上げを作っているわけではございません！入居後のお客様に対して付帯契約の案内や新規申込、サービスの更新を獲得してくるのは私たちの業務です。それぞれのチームがそれぞれのミッションを達成するため日々業務に励んでいます。

1人1人の努力が会社の売り上げ、成長につながっていることを実感できるからこそ社員のモチベーションやチームの団結力が生まれていると思います。

この記事で少しでもTM課と入金管理課のイメージして頂けたら嬉しいです。新卒採用、キャリア採用も随時行っておりますので、ぜひご応募ください♪

以上、インタビュアー（新卒入社1年目）リーシング課　徳山と入金管理課　小山とTM課　藤田　でした！