昨年比3倍の商談数を獲得！展示会出展7つのTips

株式会社Helpfeel マーケティング部の落合です。主に外部イベント（定義は後述）の出展を担当しています。アフターコロナ時代の2023年は、まさに外部イベント出展ラッシュ。合計60の外部イベントに出展しました。

出展に関するPDCAを回す中で創出される成果も大幅に向上し、顕著なところでは2022年と比べて約3倍の商談を獲得することができました。

数多くの外部イベントに出展する中で、会場で仲良くなった他社のマーケティング担当の方も多く、出展のノウハウや良いイベントの情報についてX（旧Twitter）やFacebookのDMなどでお問い合わせをいただくケースも出てきました。

そんなわけで、Helpfeel アドベントカレンダーの中の1枠をお借りして、今回は特に展示会出展に関わるTipsをお伝えしたいと思います。

外部イベントの定義

弊社では、展示会とネットワーキングイベントを総称して外部イベントと呼んでいます。それぞれの定義は、下記の通りです。

展示会：東京ビッグサイトやインテックス大阪など大型の会場で開催される、数千人から数万人を動員するイベント
ネットワーキングイベント：数十人から1,000人程度を動員するイベント

前述の通り、今回は上記のうち、「展示会」に関わるTipsをご紹介します。

本記事の主な対象読者

本記事は、概ね次のような課題感をお持ちのマーケターの方に向けて執筆しています。

展示会への出展経験はあるが、さらに成果を高めたい
成果に結びつきそうな展示会を見極めるポイントを知りたい
他社がどのような展示会運営をしているのかを知って、自社の施策にも活かしたい
Helpfeelの展示会担当ポジションに興味がある

昨年比3倍の商談数を獲得した展示会出展7つのTips

それではここから、展示会出展のTipsを大きく「リード獲得数最大化」と「商談獲得数最大化」にわけてご紹介していきます。

〜リード獲得数最大化〜編

1.なる早で良いコマを押さえる

みんな考えることはだいたい一緒です。角コマ、大通り沿い、入り口近くといったコマは出展申込開始してすぐに埋まっていきます。そのため、当たり前のことではありますが、出展申込開始後、なるべく早く良いコマを押さえることは重要です。

とはいえ、展示会では出展費用やブース施工費などで数百万円、場合によっては1,000万円以上の出費が必要となります。特に私たちのようなベンチャー企業の場合、キャッシュフローを見極めながら出展計画を策定する必要があるため、どうしても出展申込がギリギリになってしまうことがあります。

そんな時は、主に下記の条件で空きコマを探してみることをおすすめします。これらのうちいずれかの条件を満たしている場合には、人通りが多く、リード獲得の促進につながる可能性があるからです。

隣に有名企業のブースがある
近くに出展社が用意しているドリンクバー、フードコート、VIPラウンジ、セミナー会場のいずれかがある
（別々の出展エリアで1コマずつといった形で良い位置のコマを押さえられるのであれば）ブースの位置を分散する

2.死角を減らした空間デザインにする

ブース周辺の人通りは、時々刻々と変化します。リード獲得を加速させるには、その変化に合わせて、コンパニオンさんや自社メンバーが臨機応変に移動をして、ブース前で呼び込みをしなければなりません。

そのため、ブース内からブース周辺を全方位見渡せるようなブース設計にすることをおすすめします。こうすることで、人通りの量に合わせて、呼び込みを行う人数を素早く調整することができるからです。

ただし、ブースそのものの視認性を高めたりする目的で、ブース内に大きめの造作を設置する場合もあると思うので、全体的な空間デザインを踏まえた上でできる限り死角を減らす工夫が必要になるでしょう。

3.展示会のテーマや地域に合わせた訴求にする

ブース周辺を通りかかった方の興味関心を喚起するために、弊社では展示会ごとにブースデザイン内のキャッチコピーや導入企業ロゴの配置などを変えています。例えば、次のようなアレンジを加えます。

来場者の属性に合わせてコピーを変える

弊社はHelpfeelという検索SaaSを提供しており、主にFAQ（よくある質問）の検索でお使いいただいています。ブースのメインコピーは製品導入によるベネフィットを端的に伝えるためのものなので、例えばカスタマーサポートやコールセンターといった部門の方をターゲットにした展示会であれば、「応答率改善」「呼量削減」といったキーワードを用います。

マーケティング部門の方をターゲットにした展示会であれば、Webサイト内での商品やサービスでも有効であることを訴求して「CVR改善」や「LTV向上」といったキーワードを用いることもあります。

また、社内FAQとしてもご活用いただけるので、バックオフィス部門をターゲットにした展示会であれば「社内問い合わせ数削減」や「バックオフィス業務効率化」を謳うこともあります。

導入事例のロゴの並び順を最適化する

例えば、来場者に占める金融機関関係者の割合が多い場合には、導入事例ロゴ一覧で、金融機関を先頭に並べます。また、大阪で開催される展示会の場合には、西日本、特に関西に本社を置く導入企業もロゴを先頭に並べます。

このように、導入事例のロゴの並び順を展示会に合わせて最適化することで、ブースを通りかかった人の目に留まりやすくなり、リード獲得の促進につながります。

この他にも、掲載する事例のUIイメージや、訴求する用途なども、展示会のメインターゲット層に合わせて変更しています。

4.優秀な呼び込みスタッフをリピート起用する

主にブース前での呼び込み要員として外部のスタッフさんをオーダーしている企業さんも少なくないのでは？　弊社も、ブース前の呼び込みは基本的には外部のスタッフさんに依頼しています。

しかし、呼び込みスタッフさんの力量にもかなりの差があります。そのため、良いスタッフさんを見つけたらその人のことを覚えておいて、次回以降も業者さん経由で同じ人を送り込んでもらうようにすることをおすすめします。

良い呼び込みスタッフさんのリピーターになることのメリットは、大きく2つあります。

リード獲得が大幅に加速する（リード獲得件数で、ざっくり1.3〜1.5倍くらいの違いが出ます）
回数を重ねるごとに、呼び込みトークに必要な製品情報のインプット時間が短くなり、事前ブリーフィングの手間を大幅に軽減できる

〜商談獲得数最大化〜編

5.営業スタイルに合わせた空間デザインにする

前述の通り、弊社のブースは開放的で、基本的には壁面だけがあり、ブース内にはテーブルと椅子を設置するというシンプルなものです。コマの広さにもよりますが、基本的には参加メンバー数に合わせて1席/人を用意します。これは、Helpfeelについて次回商談につながるような強い関心を持っていただくには、実際の導入サイトをご覧いただく、つまりデモをするのが最適であるという判断によります。

このように、テーブルと椅子を多く設置するという商談特化型のブースにしたことで、商談獲得の促進につながりました。（開放的過ぎて、フリースペースやテレワークスペースと勘違いされて、知らぬ間に来場者の方がお座りになっていることも稀にありますが…笑）

6.その場で次回商談の日程を調整する

展示会の場で次回商談に合意していただいた場合でも、後追いのメールでは実際の商談日時確定に至らないというケースも珍しくありません。そのため、弊社では日程調整ツールを活用して、その場で次回の商談日をお約束いただいています。

ちなみに活用しているツールは、Jicooです。Jicoo上でお客様の希望日時を登録すると、お客様と担当メンバーに自動的に日程確定のメールが送信され、確実に次回商談の日時を確定できます。

7.個人目標を設定する

展示会単位のKPIとして、リード件数の他に商談数も追っています。そして、展示会単位の商談数からブレークダウンする形で、参加メンバー単位での商談数獲得目標も設定しています。

個人目標のおかげで、参加メンバー間に競争の原理が働きますし、商談数が不足している場合には呼び込みに成功したお客様と積極的に話をしようという能動的な動きが生まれています。加えて、朝礼時や終礼時に商談獲得数が多いメンバーの知見を他のメンバーにも共有したりといった形で、参加メンバー間での積極的なコミュニケーションを生み、全体での商談獲得目標達成に向けたポジティブな動きにもつながります。

2024年はさらに多くの展示会に出展する予定！

ここまで、展示会出展7つのTipsを取り上げました。本当はもっといろいろお話ししたいTipsがあるのですが、超長文になってしまいそうなので今回はこのあたりで…　

また、当然ながらこうしたTipsを見出すことができたのは私だけの力によるものではありません。セールス部の展示会担当メンバーや各イベントに参加してくれたメンバー、ISチーム、マーケティング部のメンバー、展示会主催社の方々など、多くの人たちが展示会と真剣に向き合って、都度建設的なフィードバックをしてくれた賜物です。改めて、展示会施策に関わってくださったすべての方々に心から御礼申し上げます。

そして弊社は、おかげさまで約20億円の追加資金調達にも成功し、2024年はより計画的に、かつ積極的に展示会出展を進めていくことになると思います。

そんなわけで、現在弊社では私と一緒に展示会を含む外部イベント出展を担当してくれる新たなメンバーを積極募集しています！展示会担当のポジションにちょっとでも興味があるという方はぜひ選考やカジュアル面談にエントリーしてください！

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